Quản lý nhân viên khi không có bộ phận nhân sự

Thực tế cho thấy khi doanh nghiệp có lực lượng nhân viên trên 50 người thì bộ phận nhân sự mới thật sự trở nên cần thiết và có thể phát huy hết chức năng. Với quy mô nhỏ, ít người hơn, một công ty vẫn có thể quản lý tốt nhân sự của mình mà không phải thiết lập bộ phận nhân sự. 



Dưới đây là các hướng dẫn của chuyên gia nhân sự về việc quản lý nhân viên khi không có bộ phận nhân sự: 


1. Trước hết, cần xác định xem ai có thể đảm nhận chức năng quản lý nhân viên như một giám đốc nhân sự thực thụ. Thật ra trách nhiệm này có thể được giao cho một hay nhiều người cùng đảm trách. Vấn đề chỉ là ai đảm trách thì người đó cần tìm hiểu một số thông tin về Luật Lao động cùng các quy định liên quan. Thông thường, tại các công ty nhỏ, giám đốc cũng là người quản lý nhân viên. 

2. Tiếp theo, cần xây dựng danh sách các quy định, thỏa thuận trong nội bộ doanh nghiệp, chế độ lương, thưởng, giờ làm việc, phụ cấp, lương ngoài giờ (nếu có), cấp bậc nhân viên, số ngày phép, bảo hiểm… Nên tham khảo các văn bản pháp quy để đảm bảo mọi quy định có lợi nhất cho doanh nghiệp và đều hợp lệ. 

3. Lập hồ sơ nhân sự, bao gồm tất cả những thông tin liên quan như ngày bắt đầu làm việc, ngày được tăng lương, ngày thăng chức, ngày được tham gia chế độ bảo hiểm, các đánh giá hiệu quả công việc, số lần được thưởng,… Việc này sẽ giúp người quản lý hiểu rõ nhân viên của mình về mọi mặt, đồng thời là những thông tin cần tham khảo lại khi cần có sự thay đổi về nhân sự. 

4. Xác định xem ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý việc trả lương cho toàn thể nhân viên, chi trả vào ngày nào, bằng hình thức nào (trực tiếp hay chuyển khoản). Việc này có thể do bộ phận kế toán đảm trách. Chú ý rằng, một số thu nhập khác ngoài lương như quyền lợi đặc biệt, thưởng… thì không nên chi trả cùng với lương. 

5. Quy trách nhiệm cụ thể về việc huấn luyện và hướng dẫn nhân viên mới cho một người cụ thể. Đồng thời cần thông báo cho nhân viên mới về quyền lợi, nghĩa vụ của người lao động cũng như những chính sách của công ty. 

6. Có bảng quy định mức thưởng và trường hợp thưởng đặc biệt. Muốn xây dựng quy định về các chế độ này, trước hết cần có bản mô tả công việc, trách nhiệm rõ ràng cho từng vị trí. Thông thường, mọi người nghĩ rằng nên thiết lập chế độ thưởng thêm ngoài lương, hoặc tăng lương để khuyến khích nhân viên làm việc. 

Tuy nhiên, có ý kiến cho rằng với số lượng nhân viên công ty ít hơn 50 người thì việc này không cần thiết. Nếu số nhân viên ít hơn 20 người thì theo các chuyên gia là hoàn toàn không cần xây dựng các quy định về chế độ thưởng, mà có thể thưởng hoặc tăng lương dựa theo tình hình hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. 

7. Nên xây dựng một hệ thống thông tin nội bộ. Bất kỳ thay đổi nào về nội quy, chế độ làm việc, quyền lợi, trách nghiệm của người lao động và cả những điều luật mới do chính quyền ban hành cũng cần được phổ biến rộng rãi đến toàn thể nhân viên. 

8. Một chức năng quan trọng của bộ phận nhân sự là tuyển người. Nhưng tại các công ty nhỏ, hoạt động ổn định thì thuê càng ít người càng tốt, trong thời hạn tối đa là một năm. Một số doanh nghiệp chịu sự cạnh tranh gay gắt lại chỉ chú trọng giữ chân các nhân viên cũ. Dù doanh nghiệp có bất kỳ chính sách nhân sự nào thì phương pháp phỏng vấn, tuyển chọn và phân bổ công việc một cách chính xác vẫn đóng vai trò rất quan trọng. Việc đánh giá sai, dẫn đến thuê nhân sự không thích hợp sẽ gây lãng phí rất nhiều cho công ty. 

Cho nên, khi không có bộ phận nhân sự, nên xác định ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho công việc quan trọng này, các phần việc còn lại đơn giản hơn có thể giao cho bất kỳ ai kiêm nhiệm. Người đảm nhận việc thuê nhân sự phải nắm rõ các quyền lợi, trách nhiệm và quy trình làm việc của vị trí đang cần tuyển dụng, đồng thời phải có khả năng thương lượng khi thỏa thuận mức lương sao cho có lợi nhất cho công ty mà vẫn làm ứng viên hài lòng. 

Bên cạnh đó vẫn còn những công việc khác, nhưng kém quan trọng hơn như tổ chức tiệc, đi chơi, du lịch dã ngoại để giúp nhân viên công ty đoàn kết hơn… nhưng những việc này hoàn toàn có thể ủy thác cho ai đó hăng hái đảm nhiệm. Giám đốc đã là người đứng mũi chịu sào cho tất cả mọi hoạt động của công ty thì nên chọn một người tin cậy để đảm nhiệm công việc quản lý nhân sự là tốt hơn cả.

6 bí quyết giúp bạn xoay sở tốt dù một mình quản lý phòng nhân sự

Một mình “quán xuyến” công việc cho cả bộ phận nhân sự (HR) tất nhiên sẽ có những thách thức của nó – từ phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc cho đến đáp ứng một loạt các quy tắc và luật lệ khác nhau – thì cũng có những thuận lợi nhất định. Đây cũng chính là lúc bạn có thể loại bỏ những quy định không phù hợp để triển khai những chính sách hoặc thử nghiệm phần mềm mới. Tuy nhiên, ngay cả với các chuyên gia nhân sự có tư duy độc lập và khả năng tổ chức tốt nhất đôi lúc vẫn cần sự hỗ trợ.

Dưới đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn có thể thành công trong vai trò “người duy nhất”:

1. Lập kế hoạch

Người ta thường nói “thất bại trong việc lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại”, thế nên trước tiên hãy lên kế hoạch về những gì bạn muốn hoàn thành với thời gian cụ thể. Tạo ra thời gian biểu để kiểm soát được thời điểm phải hoàn tất những việc cần thiết, như báo cáo tình hình sử dụng lao động, theo dõi phép và tính lương tháng, đóng bảo hiểm định kỳ hoặc ký lại hợp đồng cho nhân viên, và các thời hạn quan trọng khác. Tiếp đó là tạo nên danh sách các mục tiêu ngắn và dài hạn. Một khi đã biết những gì mình muốn hoàn thành, bạn có thể vạch ra từng bước đi cụ thể để đạt được mục tiêu. Duy trì danh sách mục tiêu, thời hạn và phương án thực hiện sẽ giúp chuyên viên nhân sự duy nhất có thể giữ vững nhịp bước trong guồng quay công việc, thậm chí cả khi có vấn đề phát sinh ngoài dự kiến và không bị "cảm xúc quá" khi nhận thêm công việc mới.

2. Tìm người cố vấn đáng tin cậy về pháp lý

Nếu bộ phận HR chỉ có một mình bạn, chắc chắn hầu hết thời gian bạn sẽ phải thực hiện các thủ tục về luật lao động, bảo hiểm, y tế, bảo hộ lao động… cho nhân viên. Có sẵn bên cạnh một người rành rẽ luật pháp để tin tưởng nhờ cậy thì bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian vì không còn phải loay hoay tìm hiểu các vấn đề, đồng thời được góp thêm những quan điểm, thông tin chuyên môn quý giá. Hiện nay, có nhiều công ty có chuyên viên pháp lý cho bộ phận HR để hỗ trợ các vấn đề như khi cần điều tra về hành chính, kiểm toán, chuẩn bị và xem lại giấy tờ, kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng cũng như vấn đề lương bổng…

3. Cập nhật thông tin

Là người duy nhất trong bộ phận, việc của bạn là liên tục nghe ngóng các tin tức mới nhất có liên quan và ảnh hưởng đến nhân sự. Hãy theo dõi các bản tin định kỳ để đọc các bài viết chuyên ngành, nắm bắt công cụ và bí quyết nào có thể giúp bạn xử lý các vấn đề trong hiện tại và lập kế hoạch cho tương lai. Đăng ký tham gia các hội thảo trực tuyến (webinar) miễn phí và tìm cách kết nối với các sự kiện networking mà ở đó bạn có thể gặp gỡ chuyên gia nhân sự hàng đầu, những người có thể cho lời khuyên và ý kiến. Nếu có khả năng tài chính, bạn còn có thể đăng ký các hội nghị nổi bật của ngành để học hỏi và mở rộng mối quan hệ hơn nữa.

4. Tận dụng truyền thông xã hội (social media) làm lợi thế

Ngày nay, social media đã cho thấy vai trò lớn trong hoạt động tuyển dụng và gắn kết nhân lực. Các công ty sử dụng social media trong mọi hoạt động từ tìm kiếm ứng viên cho đến đăng quảng cáo tuyển dụng và thu hút hồ sơ.


Social media còn có thế giúp bạn học hỏi thêm về các xu hướng quản lý nhân sự quan trọng và có nhiều lời khuyên sâu sắc nhờ theo dõi các blogger/influencer trong ngành.

5. Thấu hiểu từng nhân viên

Việc tiếp cận gần gũi để hiểu biết về nhân viên từ cấp cao đến cấp thấp là hết sức cần thiết. Hãy lên lịch gặp gỡ với các trưởng bộ phận và tất cả những ai có liên quan đến quy trình tuyển dụng, sa thải và đánh giá hiệu suất nhân viên. Không nhất thiết phải tổ chức cuộc họp quá trịnh trọng, điều quan trọng hơn là khi bắt đầu bạn chắc chắn mình đã có danh sách vấn đề cụ thể để tập trung thảo luận, nhằm giúp cuộc họp có hiệu quả nhất. Tìm hiểu các mục tiêu của tổ chức và nghiên cứu cách để bạn có thể đáp ứng nó. Thường xuyên giao tiếp với các quản lý sẽ giúp bạn nắm bắt kịp thời những thay đổi đường hướng kinh doanh sắp tới có ảnh hưởng đến người lao động để điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

6. Hiểu biết công nghệ

Đầu tư vào công nghệ có lẽ là bước chuyển thông minh nhất mà bạn có thể làm nếu là người duy nhất phụ trách nhân sự cho công ty. Lựa chọn đúng công nghệ dành cho hoạt động nhân sự có thể giúp tiết kiệm đến 40% và giảm đến 50% thời gian bỏ ra cho các công việc hành chính. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian hoàn thành các công việc như tính lương, chi trả phúc lợi, báo cáo hoạt đông mà còn giúp giảm thiểu sai sót. Triển khai các công nghệ về nhân sự yêu cầu phải đầu tư cho cả thời gian và tiền bạc, về lâu dài nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được cả hai, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu tình trạng tuyển chọn nhầm người.

Tận dụng công nghệ kết nối nhân viên mới và công ty

Thật khó để ai đó có thể phản bác lại tầm quan trọng về sự cam kết của nhân viên. Một người có cam kết sẽ luôn mang ý thức gắn bó mạnh mẽ với công việc. Và một khi cảm nhận được điều này với tư cách là nhân viên, chúng ta sẽ làm việc tốt hơn. Bất cứ người nào từng đảm trách một công việc hơn vài tháng chắn chắn sẽ hiểu được.

Kết quả là chúng ta thường thấy nhân sự nhiều công ty triển khai theo hướng tận dụng hình ảnh và sức ảnh hưởng của các quản lý tài năng mẫu mực để làm kim chỉ nam và truyền động lực lên nhân viên. Nhiều cuộc trò chuyện sẽ tập trung vào sự năng động, hiệu quả, khả năng làm việc nhóm và phẩm chất của “hình mẫu” đó nhằm thôi thúc tính cam kết của nhân viên. Tuy nhiên, trong sự tập trung cao độ vào động lực cá nhân đó, đôi khi chúng ta quên rằng sử dụng công nghệ thông minh cũng là cách tác động sâu sắc đến cảm giác kết nối cho tập thể.

Theo kết quả nghiên cứu về nơi làm việc tốt nhất của Jason Lauritsen – diễn giả, nhà tư vấn và chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực nhân sự – thì khác biệt lớn nhất giữa một môi trường làm việc tốt và các công ty còn lại chính là truyền thông. Những nơi làm việc tốt hàng đầu sẽ cung cấp thông tin và kết nối liên tục nhằm làm rõ mục tiêu và giảm cảm giác không chắc chắn cho nhân viên.

Công nghệ đã chứng minh rằng nó mang lại những kết quả tuyệt vời trong nhiệm vụ truyền thông, đặc biệt có tác dụng với hoạt động tuyển dụng và giúp nhân viên mới hội nhập. Tạo trải nghiệm tốt cho nhân viên trong vài tuần trước và sau khi gia nhập sẽ thiết lập cho họ một lộ trình và nhịp điệu khớp với mục tiêu của công ty. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng để đảm bảo rằng nhân viên của mình luôn bắt đầu công việc với cảm giác gắn bó và kết nối nhất!

1. Loại bỏ bớt giấy tờ càng nhiều càng tốt. Chúng ta đều biết rằng khi bắt đầu một công việc mới, nhân viên sẽ phải hoàn thành vài loại thủ tục giấy tờ. Nhưng bạn hoàn toàn có thể sử dụng những cách làm tốt hơn là gây choáng ngộp và sợ hãi cho thành viên mới bằng hàng tá tờ khai hay biểu mẫu. Hãy sử dụng công nghệ để giải phóng cho cả đôi bên! Lựa chọn này mang đến cho nhân viên sự linh hoạt mà bạn cũng dễ dàng hướng dẫn họ hoàn thành yêu cầu trong thời gian tự do phù hợp với họ. Đừng làm rắc rối những chuyện cỏn con!

2. Sử dụng các video clip để hướng dẫn nhân viên trong giai đoạn nhận việc và hội nhập văn hoá tổ chức. Thực tế là hiện tại video chưa được tận dụng và đánh giá đúng mức bởi những người làm nhân sự, trong khi thực hiện nó khá đơn giản và chi phí không hề cao. Ai cũng có một chiếc điện thoại có thể quay phim và xem video.


Đầu tiên, thật tuyệt vời nếu bộ phận nhân sự có thể gửi cho người mới một video chứa thông điệp chào mừng đầy thân thiện và nồng nhiệt từ Ban giám đốc hay người đứng đầu công ty. Không quá khó để đầu tư một video thế này, nhưng chúng ta sẽ có thể sử dụng rất nhiều lần và cực kỳ hiệu quả. Qua video clip, người đại diện có thể chia sẻ về sứ mạng và tầm nhìn của công ty, một lần nữa nhấn mạnh ý nghĩa sự tồn tại của tổ chức, từ đó khơi lên trong lòng nhân viên ý thức về trách nhiệm cá nhân. Một lời chào trang trọng và tâm lý thế này sẽ đặc biệt tạo cảm giác gắn kết và tin tưởng cho bất kỳ ai nhận được, bởi họ cảm thấy được quan tâm và coi trọng.

Tiếp đó, trong khi cung cấp các clip hướng dẫn quy trình làm việc, cách sử dụng phần mềm hay công cụ hỗ trợ công việc, người quản lý nhân sự hoặc trưởng bộ phận cũng có thể khuyến khích thành viên mới chia sẻ video tự giới thiệu bản thân đến cho cả nhóm để làm quen và tìm hiểu về nhau.

3. Trao quyền cho nhân viên được phép làm việc và quản lý các hoạt động của mình. Hãy yêu cầu nhân viên sử dụng công nghệ khi lập kế hoạch làm việc định kỳ theo tháng/tuần cùng với danh sách kiểm tra chi tiết tiến độ và kết quả cho những việc đó. Có khá nhiều công cụ để triển khai mà không phải mất nhiều công sức ghi chép tay hay là tổ chức họp báo cáo liên tục. Trong thời đại internet, bạn hoàn toàn có thể hướng dẫn nhân viên sử dụng các phần mềm Office, hệ thống ERP hoặc SAP, các ứng dụng xây dựng riêng của công ty để hoàn thành yêu cầu như mong muốn.

Yêu cầu nhân viên lập kế hoạch làm việc và báo cáo tiến độ sẽ làm rõ cho họ những mục tiêu và mong đợi cụ thể từ công ty, giúp nhân viên tăng tính trách nhiệm và đảm bảo thời hạn công việc. Bên cạnh đó, tận dụng công nghệ và trao quyền tự quản còn khiến nhân viên có tâm lý thoải mái, tăng khả năng làm việc độc lập cùng tinh thần tự chủ, họ sẽ yêu thích công ty hơn vì thấy mình được tôn trọng và tin tưởng.

Sử dụng công nghệ kịp thời và đúng cách vào quá trình chào đón và tiếp nhận nhân viên mới là lựa chọn rất đáng được các nhà tuyển dụng cân nhắc. Nó chắc chắn sẽ giúp các nhân tài của bạn có những bước chân đầu tiên tại công ty vô cùng vững chắc, và xa hơn thế nữa nó tạo ra một ấn tượng đẹp cho công ty cùng một cảm nhận tích cực về mong muốn gắn bó lâu dài.

"QC" Cơ sở may đồng phục giá rẻ uy tín Tp.HCM
Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18  ( Ms. Nguyệt )
Email: nguyethey@gmail.com
Website: https://maula.vn
SP: https://www.youtube.com/watch?v=VLUrkEZInDw
Bh: https://trungdan.com/may-dong-phuc-gia-re-tai-tphcm.html
Bản đồ: https://goo.gl/maps/p4BqngdP4tH2
Share on Google Plus

About Kiến Minh

CƠ SỞ MAY ĐỒNG PHỤC SPA - TMV GIÁ RẺ UY TÍN TP.HCM May đồng phục Spa, Tmv, Văn phòng, Quán ăn, Học sinh, Gò Vấp - TpHCM Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18 ( Ms. Nguyệt ) Email: nguyethey@gmail.com Website: https://Maula.vn Fb: https://vi-vn.facebook.com/dongphucgiareSG/ Bản đồ: https://goo.gl/maps/p4BqngdP4tH2
    Blogger Comment

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

May Đồng Phục , Dịch Vụ Làm Video , Thiết Kế Web Trọn Gói , In Hiflex , Cho Thuê Xe , Cho Thuê Máy Photocopy , Tâm Sự Eva , Swan Việt Nam , Máy Công Cụ Nhật , Quần Áo Đi Chùa , Bán Nhẫn Nam, Nữ , Nhẫn Nam Kiểu Mỹ , Phim Hay Mỗi Ngày , Quản Trị Website ,