Để quá trình tuyển dụng thành công, mang lại kết quả cao các nhà tuyển dụng luôn phải chuẩn bị kỹ lưỡng cho từng khâu trong quy trình tuyển dụng. Nhân viên là những nguồn lực quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển công ty. Việc tìm được những người tài giỏi hay những người phù hợp với yêu cầu công việc là rất quan trọng. Vì vậy, để việc tuyển dụng nhân sự được hiệu quả, mỗi công ty cần xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng nhân sự phù hợp.
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Thực tế hơn 50% những người đang làm nhân sự đều chưa có kiến thức tốt về lĩnh vực này làm việc kiểu có gì làm thế, không định hướng rõ ràng chức trách và nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự điều này ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi và tiếng nói của nhân viên hành chính nhân sự trong công ty. Nhiều khi họ không có tiếng nói trong tổ chức như người vô hình chỉ làm những việc không tên, đó là khi bạn chưa biêt rõ những gì nhân viên hành chính nhân sự có thể làm được cho tổ chức và tầm quan trọng của vị trí này.
Công việc hành chính nhân sự sẽ liên quan tới 2 nhóm việc chính là nghiệp vụ nhân sư và nghiệp vụ hành chính. Tùy từng doanh nghiệp có thể phân chia rõ các phòng bạn những công ty vừa và nhỏ thì nhân sự sẽ phải kiêm nhiệm cùng lúc 2 vị trí này, nên tốt nhất khi là người mới băt đầu tìm hiểu và học về nhân sự bạn cần biết rõ những đầu mục công việc ở từng bộ phận.
Công tác lễ tân: đón tiếp khách hàng, ứng viên, tổ chức xắp xếp phòng ban trong doanh nghiệp (Xử lý thư gửi đến, Lập và phân phát tài liệu, giấy tờ.
Vệ sinh tạp vụ, giữ vệ sinh cho công ty phân công lịch trực, tạo quy tắc điều lệ vệ sinh văn phòng tại doanh nghiệp.
Công tác văn thư lưu trữ chứng từ: soạn thảo các thư từ kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh và cả tổng hợp, lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ
Chuẩn bị văn phòng phẩm, đồ trang thiết bị đồng phục nhân viên
Tổ chức sự kiện hội nghỉ, các hội nghị công ty tổ chức định kỳ: hội hè, nghỉ lễ tết, sinh nhật, thực thi chế độ cho nhân viên công ty
Hợp đồng lao động đào tạo: Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại, nhân viên nhân sự cần nắm được quy chế các mẫu hợp đồng lao động cần soạn thảo, hợp đồng thời vụ, soạn thảo các loại hợp đồng khác: Hợp đồng thuê khoán, hồ sơ thầu, hợp đồng lao động, kỹ năng soạn thảo nhiều loại hợp đồng nhanh chính xác lưu trữ khoa học.Tham gia vào công tác phúc lợi,điều chỉnh báo cáo phúc lợi và phê duyệt hóa đơn thanh toán.
Nghiệp vụ tiền lương – bảo hiểm xã hội: Nhân viên nhân sự cần biết làm tiền lương, cách tính lương, đề xuất phương pháp trả lương cho người lao động nhiều công ty nhân sự không phải làm việc này mà là kế toán nhưng nếu bạn làm cho doanh nghiệp hoạt động chuyên nghiệp thì nhân sư phải biết làm tiền lương. Ngoài ra bảo hiểm là điều nhân sự bắt buộc phải biết: chế độ, chính sách bảo hiểm cho người lao động, khai báo tăng giảm bảo hiểm lão động, hoàn thiện thủ tục tục chính sách cho người lao động nghỉ việc, chuyển tới, thai sản... Xử lý bảng lương, theo dõi thời gian nghỉ của toàn nhân viên và đánh giá nhân viên.
Kỹ năng cần có khi làm hành chính nhân sự
Kỹ năng giải quyết vấn đề phát sinh liên quan tới lao động, giúp ban lãnh đạo giải quyết những trường hợp phát sinh về nhân sự về việc: cho nghỉ việc, lao động đình công, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết phát sinh nhân sự, kiện tụng tranh chấp nếu có.
Để làm được công việc này ngoài những tố chức cần có mình đã nếu bạn cần hoàn thiện tốt kỹ năng tin học văn phòng đây là điều tối kỵ khi làm công tác hành chính văn phòng và chắc chắn sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng tại doanh nghiệp.
Nhân sự giỏi không bao giờ thất nghiệp, nhân sự giỏi luôn được trọng dụng và không bao giờ la vị trí không tên vô hình trong doanh nghiệp, nếu có đầy đủ kiến thức bạn sẽ trân trọng công việc mình đang làm và có lý do để học tập trau dồi kiến thức thêm cho nghề nhân sự.
Các bước thực hiện một quy trình tuyển dụng nhân sự
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Đây là giai đoạn đầu tiên trong một các bước xây dựng thương hiệu tuyển dụng nhân sự. Để việc tuyển dụng nhân sự được thành công và đạt được những mong muốn của nhà tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần phải xác định rõ nhu cầu nhân sự hiện tại của công ty mình.
Ở các công ty lớn: Thông thường mỗi công ty sẽ có riêng một bộ phận nhân sự. Việc thực hiện quy trình tuyển dụng thường sẽ do các nhân viên trong phòng nhân sự thực hiện. Các bộ phận/phòng ban khác khi có nhu cầu tuyển thêm nhân viên sẽ gửi yêu cầu đến phòng nhân sự của công ty. Nếu phòng nhân sự nhận được cùng một lúc các yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận/phòng ban thì họ sẽ đề xuất lên ban lãnh đạo để thực hiện một kế hoạch tuyển dụng lớn cho nhiều vị trí khác nhau.
Tại các công ty nhỏ: Nhiều công ty có quy mô nhỏ thường không xây dựng riêng một phòng ban phụ trách nhân sự. Quy trình tuyển dụng nhân sự sẽ do chính các phòng ban có nhu cầu tìm thêm nhân viên tự tiến hành. Họ sẽ lập kế hoạch tuyển dụng khi có nhu cầu và đưa cho giám đốc phê duyệt để thực hiện.
Bước 2: Đăng thông báo tuyển dụng
Sau khi đã xác định rõ nhu cầu tuyển dụng nhân sự, bước tiếp theo doanh nghiệp sẽ chuẩn bị và đăng thông báo tuyển dụng nhân sự. Doanh nghiệp sẽ chuẩn bị một thông báo tuyển dụng nêu rõ chi tiết các vị trí cần tuyển, mô tả công việc cụ thể, yêu cầu công việc, EVP của doanh nghiệp và các thông tin cần thiết để ứng viên có thể liên hệ.
Việc đăng thông báo tuyển dụng nhân sự hiện nay khá dễ dàng và nhanh chóng với sự phát triển mạnh của CNTT và mạng xã hội. Bạn có thể lựa chọn đăng tin tuyển dụng trên các Website uy tín có hỗ trợ.
Để doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn phương tiện đăng tin tuyển dụng hiệu quả, Việc Làm Vui sẽ đưa ra một vài so sánh về ưu và nhược điểm khi đăng tin trên các Website tuyển dụng và trên mạng xã hội.
Ưu, nhược điểm trang web tuyển dụng
Có xác thực thông tin của nhà tuyển dụng nên tạo được niềm tin với các ứng viên.
Có thể tiếp cận được với nguồn hồ sơ ứng viên được xác minh với chất lượng cao.
Buộc phải cạnh tranh với nhiều nhà tuyển dụng khác nên tin đăng tuyển dụng cần phải chuyên nghiệp, thể hiện được các điểm nổi bật khác biệt của doanh nghiệp để thu hút được ứng viên.
Cần có sự đầu tư để dễ dàng cạnh tranh với những nhà tuyển dụng chịu đầu tư cho các tài khoản VIP.
Mạng xã hội (Facebook, LinkedIn)
Người dùng nhiều, lượng truy cập lớn, dễ tiếp cận, quy trình đơn giản, nhanh chóng.
Không có sự xác thực thông tin của nhà tuyển dụng và dễ dàng trong việc tạo tin tuyển dụng nên ứng viên thường có tâm lý e dè, đề phòng, không tin tưởng.
Dễ bị vướng chính sách spam của mạng xã hội.
Bước 3: Thu nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ
Sau khi thông báo tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ nhận được nhiều hồ sơ ứng viên gửi về cả bản cứng và bản mềm tuỳ theo yêu cầu về việc nhận hồ sơ của nhà tuyển dụng. Lúc này, nhân viên phòng nhân sự hoặc nhân viên của các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng sẽ tập hợp và lựa chọn những ứng viên có những thông tin gần với yêu cầu của vị trí cần tuyển để mời tham dự phỏng vấn.
Việc lựa chọn hồ sơ này bắt buộc nhà tuyển dụng phải thực hiện thật công bằng và minh bạch để tránh bỏ sót những ứng viên tiềm năng, có chất lượng, có kinh nghiệm cho công việc. Bạn có thể thực hiện việc chọn lọc hồ sơ bằng cách loại dần theo các chỉ tiêu ban đầu để có được số lượng hồ sơ như yêu cầu nhưng sẽ nhiều hơn vì sẽ còn loại thêm ở bước phỏng vấn.
Bước 4: Phỏng vấn ứng viên
Ở bước này, sau quá trình chọn lọc để có được những hồ sơ như theo tiêu chí tuyển dụng ban đầu, bạn sẽ thực hiện công việc gửi thư mời phỏng vấn đến các ứng viên và tiến hành công việc phỏng vấn ứng viên trực tiếp. Việc phỏng vấn cũng có thể chia thành các giai đoạn khác nhau tuỳ theo yêu cầu của từng công ty như là: phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn tuyển chọn.
Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đặt ra những câu hỏi để có thể đánh giá được năng lực, trình độ, sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc cần tuyển. Nhà tuyển dụng cũng có thể đặt ra những tình huống thực tế của vị trí công việc đó để xem xét khả năng xử lý tình huống trong công việc của ứng viên có chính xác, khéo léo và hợp lý không.
Ngoài ra, trong bước phỏng vấn, doanh nghiệp qua những câu hỏi về kỹ năng mềm cũng có thể xác định được liệu ứng viên đó có thật sự phù hợp với văn hoá của doanh nghiệp mình hay không và có mong muốn thật sự làm việc tại công ty không?
Ngoài việc đặt câu hỏi để tìm hiểu các ứng viên, doanh nghiệp cũng cần thông báo cho các ứng viên được biết về chế độ làm việc, các quy định của công ty cũng như các yêu cầu công việc cụ thể. Cuối buổi phỏng vấn, doanh nghiệp cũng cần thông báo cho các ứng viên thời gian mà ứng viên có thể nhận được câu trả lời từ nhà tuyển dụng về việc phỏng vấn đạt hay không?
Bước 5: Thử việc
Những ứng viên đã vượt qua được bước phỏng vấn sẽ bắt đầu vào giai đoạn thử việc tại doanh nghiệp. Lúc này, ứng viên sẽ nhận được thư mời thử việc của nhà tuyển dụng. Các doanh nghiệp cũng cần lưu ý có thể lựa chọn những ứng viên phù hợp nhiều hơn số lượng mình cần để tránh trường hợp sau khi thử việc nhiều ứng viên không còn hứng thú với công việc nữa và sẽ từ bỏ. Việc này sẽ giúp cho các doanh nghiệp không phải mất thời gian và chi phí để thực hiện việc tuyển dụng lại từ đầu.
Trong quá trình thử việc, ứng viên sẽ tiếp xúc thực tế với công việc, sẽ có cơ hội thể hiện năng lực và trình độ chuyên môn của mình. Doanh nghiệp cần theo sát quá trình thử việc của ứng viên để có thể đánh giá được khả năng phù hợp của các ứng viên với vị trí công việc để có thể đưa ra quyết định cuối cùng.
Nếu ứng viên được lựa chọn không thật sự phù hợp với công việc thì doanh nghiệp không được giữ lại. Tuy nhiên, để tránh việc phải thực hiện công việc tuyển dụng lại từ đầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn trong số hồ sơ đã phỏng vấn những hồ sơ chưa được chọn để tiến hành phỏng vấn lần 2 và thử việc lần 2.
Bước 6: Quyết định tuyển dụng
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra quyết định cuối cùng lựa chọn những ứng viên thích hợp nhất với công việc và ra quyết định tuyển dụng. Sau khi có quyết định tuyển dụng, các ứng viên sẽ trở thành nhân viên chính thức của công ty và công việc cuối cùng là ký hợp đồng.
Nhà tuyển dụng sẽ giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới về những thông tin cơ bản nhất liên quan đến nhân viên, những quyền lợi, chế độ phúc lợi mà nhân viên mới sẽ được hưởng khi làm việc tại công ty.
Sau khi kết thúc một quá trình tuyển dụng, các bộ phận cần tổ chức cuộc họp để đánh giá lại toàn bộ quá trình tuyển dụng, những kết quả đạt được so với các tiêu chí đặt ra ban đầu, những công việc nào chưa hoàn thiện và cần lưu ý cho các đợt tuyển dụng lần sau.
Hành chính nhân sự là một bộ phận quan trọng trong sự phát triển của một doanh nghiệp, một tập đoàn. Việc quản trị nhân sự là một yếu tố cốt lõi cho sự thành công của doanh nghiệp,tập đoàn. Bởi vậy, bộ phận hành chính nhân sự – bộ phận quản lí nguồn lực con người cực kì được xem trọng.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại không quan tâm nhiều đến bộ phận này, tương đương với việc họ còn hời hợt trong công tác tuyển dụng và quản lí nhân viên trong một doanh nghiệp. Đây chính là một trong số những quyết định sai lầm trong kinh doanh. Bởi bộ phận hành chính nhân sự có làm đúng nhiệm vụ của mình, thì công ty mới có được những nhân viên giỏi, những nhân viên tiềm năng đem lại hiệu suất làm việc tốt mà giúp công ty, tập đoàn tăng khả năng của mình trên thương trường.
Việc làm hành chính nhân sự không cần kinh nghiệm không phải là không có. Khi đó công việc của nhân viên nhân sự sẽ chỉ gói gọn chung với bộ phận lễ tân, thư ký ghi chép văn thư, quản lí hồ sơ, đăng tin tuyển dung, soạn các văn bản hành chính mà không mang lại được sự phát triển cho công ty. Tăng áp lực công việc lên các bộ phận khác cũng như các nhà lãnh đạo.
Do đó, nếu bạn muốn có thể làm việc lâu dài cho một doanh nghiệp, một tập đoàn thì ít nhất bạn bạn phải được đào tạo tại qua một khóa học về hành chính nhân sự để học được những kiến thức từ cơ bản nhất sau đó mới đi dần cho tới chuyên sâu, phải thật sự được cầm tay chỉ dẫn nghề nghiệp, phải được thực hành, rèn luyện các kỹ năng của một nhân viên nhân sự trước khi ra đi làm.
Từ thực tế trên các kênh tuyển dụng cho thấy các công ty tuyển dụng nhân sự không có kinh nghiệm không có nhiều việc làm tốt nếu bạn muốn phát triển bản thân thì khó mà đạt được mong muốn vì các đơn vì này khi tuyển người không có kinh nghiệm về chỉ làm các việc như: gọi điện, tư vấn, hành chính đơn giản, lễ tân, hỗ trợ trực fanapge, trả lời khách hàng những vị trí này không có lương cao và cơ chế cũng không tốt.
Từ đó, việc làm hành chính nhân sự không cần kinh nghiệm mới thực sự hấp dẫn được bạn và cả các nhà tuyển dụng bơi các vị trí này trả lương rấ thấp, và nhân sự rất dễ tuyển.
Các câu hỏi thường gặp về quy trình tuyển dụng
Tất cả các bước của một quy trình tuyển dụng đều có sự quan trọng và sự ảnh hưởng đối với việc tuyển dụng được những nhân sự có chất lượng cho công ty. Mỗi bước đều thực hiện một nhiệm vụ và đạt được những mục đích nhất định để có thể thực hiện được các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng. Vì vậy không thể đánh giá được bước nào quan trọng hơn bước nào trong quy trình tuyển dụng mà điều này còn phụ thuộc vào sự đánh giá của mỗi công ty.
Tuy nhiên, ta có thể lưu ý bước phỏng vấn ứng viên. Trong bước phỏng vấn, bạn sẽ có cơ hội làm việc bước đầu với ứng viên và có những tìm hiểu sơ bộ về họ. Ngoài ra việc lựa chọn được những hồ sơ thích hợp cũng sẽ giúp các doanh nghiệp lưu giữ được một số lượng hồ sơ cần thiết để thực hiện tiếp các công việc bước sau và khi có yếu tố bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp sẽ có sẵn nguồn hồ sơ ứng viên để không phải thực hiện việc tuyển dụng lại từ đầu, tránh mất thời gian và chi phí.
Bộ phận/phòng ban nào giữ vai trò quan trọng?
Thông thường, việc tuyển dụng nhân sự cho công ty sẽ do bộ phận/phòng ban nhân sự của công ty đó phụ trách. Tuy nhiên, bộ phận/phòng ban nhân sự không phải là bộ phận/phòng ban giữ vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Một quy trình tuyển dụng hiệu quả, đạt kết quả tốt sẽ có sự đóng góp phối hợp của các bộ phận/phòng ban liên quan trong một doanh nghiệp.
Mỗi phòng ban/bộ phận sẽ giữ vai trò chủ yếu ở mỗi bước khác nhau trong quy trình tuyển dụng. Ví dụ như: ở bước 1 xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty thì phòng nhân sự và phòng ban nào có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên sẽ giữ vai trò chủ yếu; qua bước 2 và bước 3 là viết tin đăng tuyển dụng và thu nhận, chọn lọc hồ sơ thì lúc này bộ phận nhân sự sẽ thực hiện vai trò chủ yếu nhưng vẫn cần có sự tham khảo thông tin từ các phòng ban liên quan; đến bước 4 phỏng vấn ứng viên thì bộ phận nhân sự vẫn tham gia nhưng lúc này vẫn cần có sự phối hợp với các bộ phận/phòng ban liên quan để có thể đưa ra những câu hỏi phù hợp đánh giá được năng lực của ứng viên...
Nói tóm lại, một quy trình tuyển dụng tốt chính là sự phối hợp làm việc hiệu quả giữa các phòng ban/bộ phận trong công ty nhằm đem lại kết quả cuối cùng là tuyển chọn được những ứng viên có năng lực cho doanh nghiệp.
Xem thêm cách làm đẹp, mẹo vặt phụ nữ, Viên Uống; Trắng Da, mẹo để cắt móng tay, Giảm Cân, Thực phẩm; Mật Ông Rừng, Mầm Đậu Nành, Viên Nén Tinh Bột Nghệ Mật Ông Rừng, Giảm cân tự nhiên, Tăng cân người gầy, Tăng cơ phái mạnh... Tại website: https://swanvietnam.com.vn/
0 nhận xét:
Đăng nhận xét