Văn hóa doanh nghiệp được hiểu như “phong cách” hoặc mô hình quản trị trong một tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp sẽ quyết định độ khó trong việc trao đổi và truyền đạt giữa các cấp bậc nhân viên cũng như cách nhân sự trong công ty xử lý công việc với khách hàng và đối tác.
Văn hoá doanh nghiệp bao gồm nhiều yếu tố như môi trường làm việc, sứ mệnh, giá trị và đạo đức doanh nghiệp, những kỳ vọng và những mục tiêu chung.
Tại sao nhà quản trị cần xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp?
Người lao động sẽ tận hưởng công việc hơn khi nhu cầu và giá trị quan của họ được doanh nghiệp đáp ứng.
Sẽ thật tệ hại nếu mỗi ngày bạn phải làm việc với những người luôn trễ hẹn, khi bạn là người vô cùng tôn trọng và đề cao sự đúng giờ. Sẽ thật tuyệt vời nếu đồng nghiệp cũng giống như bạn, đều biết “chia” công, “xẻ” việc, hỗ trợ lẫn nhau.
Từ những cá nhân, doanh nghiệp hình thành nên văn hoá. Khi văn hoá ấy đủ mạnh, nó sẽ tự động “đào thải” những cá nhân không phù hợp.
Nếu nhà quản trị không có sự sàng lọc về nhân sự và không chủ động xây dựng văn hóa doanh nghiệp, bản thân doanh nghiệp sẽ tự phát sinh ra những “văn hoá xấu”, truyền từ cá nhân tới cá nhân tới khi trở thành một “căn bệnh mãn tính”. Nói xấu sau lưng, bắt nạt, quấy rối, đổ lỗi, chán việc... đây đều là những “văn hoá xấu” làm đau đầu nhiều nhà quản trị trong bối cảnh hiện tại.
Để có thể đặt những viên gạch đầu tiên xây dựng nên ngôi nhà văn hóa cho việc xây dựng doanh nghiệp, nhà quản trị cần... đào móng nhà trước đã!
Định hình doanh nghiệp của bạn
Chỉ cần bạn xác định rõ lý do tồn tại của doanh nghiệp cũng như những giá trị và mục tiêu nó hướng tới, thì một nửa công việc xây dựng văn hóa đã hoàn thành.
Xác định văn hóa sẵn có của doanh nghiệp – Giữ cái tốt, gạn bỏ cái xấu
Văn hóa xuất phát từ cá nhân, đây là nhận định của Sheryl Sandberg, Giám đốc điều hành Facebook.
“Sự lãnh đạo chân chính bắt nguồn từ tính cá nhân, được thể hiện một cách chân thực và đôi khi chẳng mấy hoàn hảo” – Sheryl khẳng định. Bà cũng khuyên rằng các nhà lãnh đạo nên hướng tới tính chân thực đó, thay vì luôn đòi hỏi sự cầu toàn đối với nhân sự và doanh nghiệp.
Hãy mạnh dạn loại bỏ những cá nhân không phù hợp với những giá trị, triết lý hay mục tiêu mà công ty bạn theo đuổi. Đừng nghĩ rằng bạn đang làm điều xấu! Việc cố gắng giữ lại những nhân sự không phù hợp với công ty mới là xấu cho cả hai bên. Người nhân viên không bao giờ thấy hài lòng, thỏa mãn khi đi làm, doanh nghiệp thì không bao giờ xây dựng được văn hóa bền vững, đó là lợi bất cập hại.
Đầu tư vào thương hiệu tuyển dụng (Employer Branding)
Hãy hình dung mỗi doanh nghiệp là một cá nhân trong xã hội. “Vật họp theo loài”, bạn thể hiện bản thân là con người như thế nào, thì bạn bè xung quanh bạn sẽ là những con người tương ứng.
Tương tự, doanh nghiệp của bạn có thương hiệu tuyển dụng trên thị trường ra sao, xuất hiện trong lời nói của các ứng viên từng tuyển dụng, các nhân sự đã hoặc đang làm việc tại công ty, các đối tác, khách hàng... ra sao, doanh nghiệp sẽ thu hút được nguồn nhân lực tương ứng như vậy.
Tối ưu quy chế, quy trình tuyển dụng, hội nhập doanh nghiệp
Ấn tượng đầu tiên là quan trọng nhất. Quy trình từ bước tuyển dụng tới hội nhập doanh nghiệp chính là thước đo đầu tiên được người lao động đưa ra để đánh giá doanh nghiệp khi vừa bước chân vào một môi trường mới.
Hãy đối xử với nhân viên theo cách bạn mong người khác sẽ đối xử với bạn. Bạn muốn gặp những người chính trực thẳng thắn, đừng tạo ra những quy trình phức tạp, vòng vo. Bạn muốn ngưng tình trạng đổ thừa, “cha chung không ai khóc”, đừng để quy chế, quy trình làm việc không rõ ràng, không biết bước nào do ai phụ trách.
Tìm mọi cách giữ gìn, củng cố, phát huy giá trị cốt lõi của công ty, sau đó đánh giá và điều chỉnh tới khi phù hợp, đó là phương pháp để xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững nhất.
“Xốc” lại tinh thần cho nhân viên bằng cách để họ chứng minh bản thân trong công việc
Trong thời đại hội nhập hiện nay, có rất nhiều người trẻ tuổi luôn muốn thử sức, thể hiện bản thân với cấp trên. Vì vậy, việc các sếp cần làm chính là luôn luôn khuyến khích động viên nhân viên của mình, tiếp thêm can đảm cho họ để họ có thể tự tin hoàn thành những nhiệm vụ được giao.
Hơn nữa, việc thúc đẩy nhân viên tự mình thể hiện năng lực có thể giúp trau dồi, phát triển khả năng của người cũ và dễ dàng nhìn ra được tiềm năng của người mới.
Trao cơ hội được thử cái mới
Ông bà ngày xưa luôn có câu “Đi một ngày đàng, học một sàng khôn”. Hầu hết tâm lý sợ sệt, không dám làm việc này, việc nọ đều bắt nguồn từ những khuôn khổ khắt khe, luật lệ thừa thãi của công ty. Trên thực tế, một môi trường làm việc chuyên nghiệp sẽ luôn là một “sân chơi” lành mạnh cho các nhân viên, mà ở đó, họ có được những cơ hội trải nghiệm, học hỏi, tiếp thu tinh hoa từ những người đi trước, hay những người có chuyên môn cao hơn.
Từ đó, họ sẽ không còn ngần ngại hay cảm thấy lo sợ mỗi khi thử những thứ mới mẻ, khả năng thích nghi, làm chủ vấn đề, xoay sở giải quyết công việc trong bất kỳ tình huống nào cũng được nâng cao hơn.
Hỗ trợ nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân
Có không ít những cá nhân dù có năng lực tốt, tư duy tốt nhưng lại luôn rơi vào trạng thái làm việc không mục đích, hoăc có thì cũng chỉ là những suy nghĩ, băn khoăn mơ hồ, không rõ ràng. Với cương vị của một nhà lãnh đạo tốt, việc đầu tiên cần làm nhất là chúng ta nên giúp nhân viên của mình tìm ra mục đích của họ khi bắt đầu công và họ muốn ở vị trí này để làm gì.
Và trong tương lai, họ muốn trở thành con người như thế nào. Khi giải quyết xong những mập mờ, tìm ra mục đích của nhân viên, hãy giúp họ nhìn nhận rằng việc hiện thực hóa ước mơ, theo đuổi và đạt được những điều đó không quá khó khăn, chỉ cần có kế hoạch lâu dài và sự quyết tâm kiên trì theo đuổi nó.
“Xốc” lại tinh thần cho nhân viên bằng cách ngừng “theo dõi”
Chìa khóa vàng cho sự tin tưởng và khát khao gắn bó lâu dài với công ty nằm ở việc các nhà lãnh đạo có làm cho cấp dưới của mình cảm thấy được tôn trọng hay không. Do đó, việc “theo dõi” sát sao các hoạt động của nhân viên sẽ khiến cho họ cảm thấy bị gò bó, không thoải mái, bị nghi ngờ và không được coi trọng.
Theo thời gian sẽ có hai trường hợp xảy ra. Trường hợp thứ nhất, những mâu thuẫn nhỏ giữa lãnh đạo và nhân viên sẽ bị tích tụ, trở thành một kiểu “bằng mặt không bằng lòng”, gây nên căng thẳng mỗi khi đối mặt hay làm việc với nhau. Trường hợp thứ hai, bởi vì không có sự tin tưởng nào tồn tại giữa đôi bên cho nên nhân viên sẽ cảm thấy chán chường, mệt mỏi, khó chịu mỗi khi đến công ty. Và đây là một trong những lý do chủ yếu làm ảnh hưởng đến hiệu quả, chất lượng làm việc ở tại các doanh nghiệp.
Lắng nghe và ghi nhận
Bất kỳ ai trong chúng ta đều có những nguyện vọng, những đóng góp cá nhân muốn được lắng nghe và ghi nhận. Vì thế cho nên mỗi khi nhân viên hay cấp dưới của mình có điều gì cần được thảo luận và nêu ý kiến, việc các nhà lãnh đạo nên làm là hãy dùng sự chân thành để lắng nghe, thấu hiểu họ.
Tỉ mỉ quan sát và nhận xét sau đó đưa ra những đánh giá cũng như những đóng góp tích cực khách quan để giúp cho nhân viên có thể hoàn thiện hơn, phát triển hơn nữa về các ưu điểm vượt trội cũng như tư duy công việc của mình.
Truyền đạt kỳ vọng, giải thích lý tưởng
Sự thấu hiểu giữa cấp trên và cấp dưới là một trong những quy tắc cốt yếu để giúp các doanh nghiệp đạt được những mục tiêu lớn và dài hạn. Chúng ta không thể tự mình hoàn thành tốt tất cả những mục tiêu được đề ra trong công việc. Vì thế, điều này chính là câu trả lời cho lý do vì sao chúng ta nên biến công ty thành một sân chơi lớn, ở đó có các đội nhóm luôn sẵn sàng lắng nghe, thấu hiểu những kỳ vọng của các nhà quản trị, còn các nhà quản trị luôn sẵn sàng chia sẻ suy nghĩ của mình với họ.
Không nên bắt người khác đoán ý của mình mà mỗi khi làm việc cùng nhau chúng ta hãy tự làm rõ với họ rằng chúng ta muốn gì ở dự án này, mục tiêu để bắt đầu là gì, chúng ta hy vọng sẽ đạt được gì sau mỗi dự án. Hành động này tuy nhỏ nhưng đảm bảo sẽ trở thành cầu nối, một mắt xích hữu ích cho việc gắn kết tất cả mọi người, các bộ phận, phòng ban trong công ty, biến mọi thứ trở thành một tổ hợp chặt chẽ, không có thứ gì có thể phá vỡ được.
Lập lịch biểu cá nhân – bước 1: Xác định thời gian làm việc và nghỉ ngơi phù hợp với dự án
Đây là một trong những bước quan trọng nếu chúng ta muốn tạo ra một lối sống lành mạnh, cân bằng trong công việc. Hiện nay ở nhiều doanh nghiệp thường xảy ra tình trạng “lệch” nghiêm trọng, khi công việc thì quá tải nhưng thời gian để cho bộ não và cơ thể nghỉ ngơi lại không nhiều.
Một khi cơ thể cạn kiệt năng lượng và bãi công, lúc đó chúng ta sẽ không theo dõi kịp lịch biểu đã đặt ra, dẫn tới việc không theo kịp dự án, hiệu suất đầu ra cũng vì thế mà đi xuống.
Lập lịch biểu cá nhân – bước 2: Tạo danh sách công việc của dự án và xác định độ ưu tiên
Một danh sách những việc ưu tiên của dự án được thể hiện rõ ràng dĩ nhiên sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian rất nhiều so với khi chưa lập danh sách.
Thông thường sẽ có rất nhiều việc phải làm trong mỗi dự án, cho nên ngoài tiết kiệm thời gian thì việc này còn giúp chúng ta có thể đẩy nhanh tiến độ của dự án, quản lý quy trình công việc một cách hợp lý hơn, ít rườm rà hơn.
Ngoài ra, việc lập danh sách và xác định những thứ ưu tiên cần làm cũng sẽ giúp chúng ta tập trung hơn vào mục tiêu, ý tưởng của mình, hơn là bị xao nhãng bởi những công việc không quan trọng khác.
Lập lịch biểu cá nhân – bước 3: Lưu ý dự phòng thời gian để giải quyết các phát sinh
Điều tối quan trọng trong để tạo ra bảng lịch biểu hợp lý và hiệu quả nhất chính là phải lưu ý dành ra một lượng thời gian nhất định để đề phòng các vấn đề phát sinh đột xuất.
Chúng ta sẽ không đoán trước được những thiếu sót bất ngờ xảy đến trong quy trình nên việc chừa thời gian để giải quyết những “vấn đề bất ngờ” chưa bao giờ là dư thừa cả.
Lập lịch biểu cá nhân – bước 4: Thử nghiệm và điều chỉnh lịch biểu tới khi hợp lý
Bất kỳ lịch biểu nào cũng phải trải qua quá trình thử nghiệm, lắng nghe ý kiến phản hồi sau đó điều chỉnh, sửa lại để phù hợp với dự án hơn.
Việc áp dụng quy trình quản lý chuyên nghiệp lịch biểu cho các doanh nghiệp đầu tiên nên được đưa vào thử nghiệm ngay trong chính các bộ phận, các phòng ban sau đó theo dõi, giám sát để khi phát hiện sai sót gì, ban quản trị cũng có thể kịp thời điều chỉnh cho tới khi hợp lý.
Sai lầm làm việc nhóm số 1: Quá chú trọng vào những mục tiêu lý tưởng xa vời
Trên thực tế ở môi trường doanh nghiệp năng động, các nhân viên trẻ thường muốn thể hiện tài năng của họ bằng cách đặt ra nhiều mục tiêu, ý tưởng. Nhưng đáng tiếc rằng phần lớn trong số đó đều là những kiểu mục tiêu xa vời, bay bổng, không có khả năng hiện thực hóa.
Một ý tưởng có giá trị nhất là khi ý tưởng đó được xác định rõ ràng, có chiến lược cụ thể.
Ở thời đại số hiện nay, để tránh tình trạng đặt ý tưởng lên trên thực tế một cách chủ quan, người ta đã tìm ra được phương pháp để đảm bảo nâng cao khả năng hoàn thành mục tiêu đúng quy trình, đúng thời hạn: SMART.
SMART là từ viết tắt của Specific (Có chi tiết), Measurable (Có thể đo lường), Attainable (Có khả năng đạt được), Relevant (Có tính liên quan) và Time Bound (Có thời hạn).
Khi mục tiêu được đặt ra, chúng ta phải tìm cách cụ thể hóa, sau đó đo lường hiệu quả khi hoàn thành mục tiêu trong thời hạn cho phép. Ý tưởng và mục tiêu dù hay đến mức nào vẫn phải nằm trong khả năng của bạn. Không thể thực hiện một việc nằm ngoài tầm với hoặc đi quá giới hạn, tránh việc “cố quá thành quá cố”.
Sai lầm làm việc nhóm số 2: Đánh giá thấp việc phân vai trò trong công việc
Việc đánh giá thấp vấn đề phân công vai trò thực hiện công việc khiến cho tình trạng ôm đồm công việc xảy ra ngày càng nhiều. Và đây cũng chính là nguyên nhân chính dẫn đến nội bộ lục đục mâu thuẫn vì trong khi có người phải giải quyết quá nhiều việc, nhưng người khác lại ngồi chơi xơi nước.
Nếu các bộ phận không chú trọng sắp xếp, tạo quy trình xử lý công việc sẽ làm cho tiến độ công việc giảm xuống, chất lượng đầu ra cũng vì lẽ đó mà không đạt được kết quả tốt.
Do đó một khi áp dụng quy trình xử lý công việc chặt chẽ, đặt vai trò cho từng thành viên trong nhóm theo đúng quy trình ấy sẽ giúp việc theo dõi, quản lý tiến độ công việc trở nên dễ dàng hơn. Giảm thiểu các trường hợp đổ lỗi, ngụy biện của các phòng ban khi không hoàn thành đúng tiến độ công việc được giao.
Sai lầm làm việc nhóm số 3: Tạo ra quá nhiều luật lệ thừa thãi
Mục đích của luật lệ là giúp nâng cao ý thức trách nhiệm, khả năng tập trung hoàn thành nhiệm vụ được đặt ra khi làm việc nhóm của từng cá nhân, từng bộ phận. Theo đó, việc áp dụng những điều luật đúng đắn thật sự quan trọng nếu muốn vận hành một nhóm hiệu quả.
Điều luật đúng đắn đồng nghĩa với việc phải phù hợp với yêu cầu, mục tiêu của nhóm, không đơn thuần đặt ra để chỉ trích hay nhắm tới bất kỳ cá nhân nào.
Một số những luật lệ cần tập trung
Luôn luôn chia sẻ thông tin với các thành viên trong nhóm để không ai bị thiếu thông tin khi làm việc
Không nói xấu sau lưng hay “mách lẻo” với sếp mà nên giải quyết xung đột một cách chuyên nghiệp
Luôn đưa ra các phản hồi có tính xây dựng (constructive feedback) thay vì chỉ trích lẫn nhau
Không vượt quyền, lạm quyền: Cấp dưới làm việc cần thông qua cấp trên, cấp trên không nên dùng quyền lực “đàn áp” cấp dưới
Sai lầm làm việc nhóm số 4: Bỏ quên việc nhìn nhận lại sau dự án
Khi mắt xích trong quá trình làm việc nhóm bị rạn nứt, cấp trên lẫn cấp dưới sẽ dễ bị cái tôi lấn át, không xem xét nhìn nhận lại bản thân, khiến cho khả năng làm việc trở nên thiếu tính sáng tạo, hiệu suất dậm chân tại chỗ, không phát triển được.
Điều cần thiết nhất sau mỗi giai đoạn của dự án là nhận được đánh giá từ cấp cá nhân và cấp nhân viên/cấp trên, phản ánh trung thực về những việc làm chưa tốt, nêu ra vấn đề còn gặp phải và những việc làm tốt, điểm cần phát huy để rút kinh nghiệm cho các giai đoạn tiếp theo của dự án.
Sai lầm làm việc nhóm số 5: Không truyền đạt được ý tưởng tới nhóm
Ngoài việc người quản trị hiểu được mục đích và mục tiêu của công việc, của dự án, các thành viên cũng cần hiểu được những điều này, và trân trọng giá trị của công việc, dự án mình đang thực hiện. Tương tự như câu nói “teamwork makes a dream work” vậy, muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì hãy đi cùng nhau.
Một người quản trị dù có năng lực tốt đến như thế nào nhưng nếu anh ta không thể truyền đạt được ý tưởng của mình đến các cá nhân trong nhóm thì kết quả vẫn không thể tạo ra được sự khác biệt to lớn, hoặc tệ hơn là biến đội nhóm của chính mình trở thành một đội nhóm thất bại.
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp nhân sự hiểu rõ quy trình
Việc quản lý tập trung quy trình và công việc có thể giúp duy trì doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, đánh giá trung thực để đảm bảo bảo phía nhân sự không bị “trật đường ray”. Ví dụ về thứ tự công việc, biểu mẫu được yêu cầu sắp xếp như thế nào, cái gì nên được ưu tiên trước và các phòng ban có hoàn tất các công việc đúng thời hạn hay không.
Thay vì cho nhân viên đọc quy trình giấy tờ và áp dụng theo, việc số hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp giúp nhân viên nắm rõ được mọi thông tin như: Công việc được giao, quy trình phối hợp, giai đoạn cần làm theo, người cần phối hợp, deadline,…Cũng từ đây mà nhân viên có CÔNG CỤ để bám sát được tiến độ của quy trình, giảm thiểu tối đã lỗi sai, giảm bớt thời gian hỏi han tiến độ và trao đổi, thảo luận qua tin nhắn.
Việc sử dụng phần mềm quản lý quy trình giúp nhân viên làm việc tập trung trên 1 công cụ, nhằm gia tăng chất lượng đầu ra của công việc, cũng như khai thác triệt để tiềm năng của bộ phận nhân sự.
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp giảm “trì trệ” trong công việc
Nếu bạn là một doanh nghiệp lớn, việc đầu tiên cần quan tâm luôn là làm cách nào để phân bổ công việc một cách hợp lý cho các bộ phận. Nếu việc phân bổ lao động không tốt sẽ gây ra sự trễ nải khi người ôm đồm quá nhiều việc, người “ngồi chơi, xơi nước”. Nhân viên mang tâm lý ỳ và ỷ lại, lười nhác còn công việc tồn đọng trì trệ mà vẫn chưa có người đảm nhiệm xử lý.
Bên cạnh đó, việc số hóa toàn bộ quy trình còn giúp quản lý theo dõi và bám sát tiến độ mà không cần phải nhắn tin qua lại để hỏi như trước đây. Bất kỳ vấn đề gì xảy ra đều có thể ngay lập tức được can thiệp bởi cấp trên hoặc những người có chuyên môn cao hơn, giảm thiểu những chi phí hao tổn phát sinh do các rủi ro không đáng có.
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp tránh ngụy biện, đổ lỗi
Từ việc quản lý tập trung rõ ràng về quy trình và công việc sẽ giúp các doanh nghiệp chấm dứt tình trạng “đổ lỗi”, “cha chung không ai khóc” giữa các bộ phận trong công ty.
Nếu trong lúc thực hiện quy trình bị chậm đi hay nảy sinh vấn đề các ban giám đốc cũng sẽ không gặp khó khăn trong việc tìm ra nguyên nhân để khắc phục nó, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, tăng hiệu suất làm việc cho toàn công ty.
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc. Các cấp lãnh đạo không phải mất nhiều thời gian, tâm sức đào tạo cho nhân viên mới vì áp dụng quản lý tập trung cho phép các bộ phận tự đào tạo và phân chia công việc cho các nhân viên thuộc bộ phận của mình. Điều này cũng không làm mất đi tính bài bản, hệ thống trong chính sách đào tạo của công ty.
Việc đồng bộ giúp ngăn chặn trường hợp có những phòng ban tốn thời gian làm công việc không thuộc phận sự của mình.
Số hóa quy trình doanh nghiệp giúp theo dõi, đánh giá chất lượng công việc
Trước đó nếu các bộ phận phòng ban luôn phải đau đầu vì tìm cách để báo cáo tình hình doanh nghiệp lên cấp trên sao cho thích hợp và gọn gàng nhất thì ngày nay, việc quản lý quy trình và công việc trên cùng một công cụ duy nhất đã trở thành phương pháp giải quyết tất cả mọi mối lo lắng.
Từ việc có thể theo dõi hiệu quả công việc để kịp thời điều chỉnh khi xảy ra vấn đề hay cập nhật quy trình nếu cần thiết, cho đến việc dễ dàng báo cáo tổng hợp lên cấp trên.
Cấp trên có thể ngay lập tức đánh giá hiệu quả công việc ở từng bộ phận, kiểm tra được mức lỗ lãi của công ty một cách rõ ràng, và vấn đề tính toán lương, thưởng cho nhân viên đạt được mục tiêu, năng suất làm việc tốt cũng trở nên nhẹ nhàng hơn.
Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp tư vấn quảng cáo ngoài trời, in hiflex khổ lớn, In PP, In decal... Chuyên Tư Vấn, Thiết Kế, Thi Công Bảng Hiệu, Hộp Đèn Quảng Cáo, Mặt Dựng Alu. Với Chất Lượng Hàng Đầu Hcm, Thi Công Chuyên Nghiệp, Giá Cả Cạnh Tranh,. Chuyên in khổ lớn quảng cáo CÔNG TY TNHH IN ẤN QUẢNG CÁO SONG PHÁT..., in khổ lớn, công ty in khổ lớn, in song phát, in hiflex khổ lớn, thi công bảng hiệu khổ lớn, công ty in tphcm, in ấn quảng cáo khổ lớn, xưởng in khổ lớn, xưởng in song phát, in hiflex song phát, in hiflex giá rẻ.
Website: https://inkholon.com.vn/
0 nhận xét:
Đăng nhận xét