Trong một tập thể cũng như nhóm làm việc, trưởng nhóm hay người quản lý cần có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng bởi nếu không biết cách giao việc hợp lý, số lượng công việc cần thực hiện có thể sẽ bị trì trệ hoặc không cân đối giữa các nhân viên với nhau. Vậy làm thế nào để có kỹ năng phân công công việc tốt?
1. Tổ chức công việc là gì?
Phân công công việc là một trong những nhiệm vụ thiết yếu của quản lý. Số lượng nhân viên thì nhiều nên quản lý cần biết giao việc, giám sát và đánh giá nhân viên một cách hiệu quả. Nghiên cứu cho thấy sự minh bạch trong vai trò và trách nhiệm sẽ có ảnh hưởng đến sự hài lòng, gắn kết và hiệu suất làm việc của nhân viên trong các công ty. Ngoài ra, sự phân chia công việc rõ ràng sẽ khiến cho nhân viên không bị mất động lực làm việc cũng như tâm lý căng thẳng.
Để phân công công việc hiệu quả, trước tiên, người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm đối với các nhiệm vụ. Tiếp đó, người lãnh đạo cũng cần cho nhân viên biết họ nên thực hiện những nhiệm vụ nào cũng như cách thực hiện những nhiệm vụ này. Hơn nữa, nhà lãnh đạo cũng nên nói mình mong muốn như thế nào khi nhân viên làm việc, kết quả cuối cùng ra sao. Điều này không chỉ giúp nhân viên tự tin mà còn thấu hiểu những gì họ cần làm cho công việc.
2. Bí quyết cải thiện kỹ năng phân công công việc
2.1. Giúp các nhân viên thấu hiểu lẫn nhau
Khi nhân viên làm việc cùng nhau, dù là ở trong một nhóm hay đơn giản là trong một phòng ban thì ai cũng cần biết các kỹ năng mềm nào, kinh nghiệm nào là cần thiết và ai có thể giúp đỡ mình hoàn thành nhiệm vụ. Khi mà các thành viên có sự hiểu biết về điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của các thành viên khác trong nhóm thì thường sẽ dễ hiểu được vai trò, trách nhiệm của từng người và cả nhóm. Vì vậy, quản lý cũng sẽ dễ dàng giao việc nếu mọi hiểu họ phù hợp với nhiệm vụ nào và họ cần làm nội dung gì.
2.2. Tạo mối quan hệ và hỗ trợ nhân viên
Một yếu tố quan trọng trong việc giao việc cho nhân viên là người lãnh đạo cần có mối quan hệ tốt với nhân viên của mình. Nhân viên cảm thấy tin tưởng lãnh đạo của mình thì sẽ sẵn sàng hỏi những câu hỏi liên quan đến công việc để hiểu rõ mình cần làm gì. Bên cạnh sự tin tưởng, tạo dựng mối quan hệ tốt khiến cho mọi người quý mến nhau hơn. Quản lý có mối quan hệ tốt với nhân viên thì sẽ dễ nói chuyện về công việc hơn.
2.3. Sử dụng các kỹ năng lãnh đạo khác
Nhà lãnh đạo cần có kỹ năng giao tiếp tốt để nhân viên hiểu được việc họ cần làm là gì. Trong trường hợp này, hãy nói thật bình tĩnh và rõ ràng, truyền đạt thông tin chính xác và sẵn sàng lắng nghe nhân viên. Hơn nữa, kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên cũng rất quan trọng khi phân bổ công việc nên hãy chú ý đến sở thích và nguyện vọng của nhân viên. Đối với những nhân viên kinh doanh, nhân viên kỹ thuật,... đảm nhận các nhiệm vụ khó khăn thì tính thuyết phục của những người lãnh đạo lại rất quan trọng.
3. Cách để nâng cao kỹ năng phân công công việc
Các bước sau đây có thể giúp kỹ năng phân công công việc của bạn trở nên tốt hơn:
3.1. Nói chuyện trực tiếp
Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo nhân viên của bạn hiểu vai trò của họ là nói chuyện trực tiếp với họ. Hãy nói những gì bạn cần từ họ một các rõ ràng chứ đừng hy vọng rằng nhân viên sẽ đọc được suy nghĩ của bạn. Ngoài ra, điều quan trọng là phải bao quát trách nhiệm của nhân viên từ những gì họ muốn làm cho đến những gì họ không muốn. Hơn nữa, hãy để nhân viên đặt câu hỏi cả trong lúc bạn giao việc và lúc họ tiến hành công việc.
3.2. Đưa ra feedback
Một cách để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên chính là đưa ra feedback. Khi có feedback từ lãnh đạo, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về việc họ cần làm gì, cần thay đổi gì để công việc hiệu quả hơn. Người lãnh đạo cũng cần nói chuyện trực tiếp với nhân viên khi đưa ra feedback về mong muốn nhân viên sẽ cần phải thay đổi như thế nào và thẳng thắn khen ngợi nhân viên khi họ làm tốt.
3.3. Kiểm tra thường xuyên
Ngoài việc đưa ra các feedback thường xuyên thì lãnh đạo cũng cần thảo luận với nhân viên để giao việc phù hợp, đặc biệt là với các nhân viên mới vào, chưa hiểu hết về công việc cũng như văn hóa công ty. Vì vậy, lãnh đạo sẽ cần hướng dẫn và thường xuyên nhắc nhở họ về các nhiệm vụ ưu tiên trong ngày và các nhiệm vụ định kỳ.
Tuy nhiên, bạn cũng cần để ý đến những nhân viên khác của công ty giàu kinh nghiệm hơn. Ngoài ra, lãnh đạo cũng cần trao đổi thẳng thắn với nhân viên khi họ gặp vấn đề với các việc như bắt đầu một dự án mới, làm thêm việc nào hoặc làm việc với vai trò mới. Về cơ bản thì nếu có bất kỳ thay đổi xảy ra trong bộ phận, hãy nói với nhân viên để họ có thể nắm được.
Người quản lý giỏi, có trình độ cao cũng sẽ có kỹ năng quản lý doanh nghiệp tốt. Vì vậy, nếu bạn đang dự định theo đuổi trau dồi kỹ năng cần thiết để ứng tuyển vào các vị trí trưởng phòng, quản lý, giám đốc thì hãy tìm tòi, nghiên cứu và không ngừng học hỏi kiến thức mới bên cạnh việc nâng cao kỹ năng mềm còn thiếu của bản thân.
Kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc khoa học
Kỹ năng sắp xếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất trong cuộc sống và công việc, đặc biệt là đối với các vị trí hành chính hay trợ lý. Nếu không có khả năng sắp xếp công việc, bạn có thể bị chậm trễ hoặc cuốn theo dẫn đến kết quả không như ý.
1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?
Kỹ năng sắp xếp công việc là kỹ năng phân bổ thời gian hợp lý cho các nhiệm vụ khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này góp phần lớn vào quyết định xem bạn có đủ năng lực hoàn thành công việc được giao hay không.
2. Cách sắp xếp công việc hợp lý
2.1. Chủ động
Cách tốt nhất để tận dụng tối đa ngày của bạn là chủ động chuần bị kỹ càng. Hãy xác định những gì bạn cần làm cho ngày hôm sau và chuẩn bị trước khi rời đi. Điều này không chỉ giúp bạn có nhiều thời gian hơn mà thậm chí còn mang đến cho bạn một số hiểu biết hoặc ý tưởng về cách cải thiện chất lượng, hiệu suất công việc.
2.2. Lập danh sách những việc cần làm
Hãy lập danh sách tất cả những việc bạn cần làm mỗi ngày. Tất nhiên, lợi ích hàng đầu của việc này là bạn sẽ không quên bất cứ nhiệm vụ nào. Bên cạnh đó, bạn còn có thể theo dõi các nhiệm vụ cần làm, tiến độ thực hiện. Khi hoàn thành được một công việc cụ thể, bạn sẽ có cảm giác hài lòng vì cảm giác thành tựu.
2.3. Chia thời gian hợp lý
Đồng thời, khi lên kế hoạch trong ngày và lập danh sách các nhiệm vụ của mình, bạn nên lập một lịch trình, chia thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo rằng mình có thể hoàn thành tất cả công việc mà không bị thiếu thời gian.
2.4. Sớm bắt đầu công việc
Bạn sẽ có nhiều thời gian để thực hiện công việc hơn nếu bạn bắt đầu sớm. Tất nhiên, giờ làm việc của bạn là cố định và bạn không thể thay đổi, nhưng bắt đầu sớm có thể chỉ là một bài tập thể dục hàng ngày hay một bữa ăn sáng không vội vàng. Bắt đầu sớm cũng có nghĩa là bạn tránh căng thẳng bằng cách đi làm sớm hơn để tránh tắc đường chẳng hạn.
2.5. Tận dụng tối đa thời gian
Mọi người đều có một khoảng thời gian nhất định trong ngày mà họ làm việc hiệu quả nhất. Một số làm việc tốt hơn vào sáng sớm, trong khi những người khác làm việc tốt nhất vào buổi tối. Bạn nên sắp xếp tất cả các công việc đòi hỏi sự tập trung hoặc có tính thách thức nhất vào thời gian này trong ngày. Để biết ngày làm 8 tiếng, quản lý quỹ thời gian như thế nào cho hiệu quả, bạn đọc tham khảo bài viết đã được cập nhật nhé.
2.6. Hạn chế gián đoạn
Hãy tuân thủ lịch trình đã lập sẵn và tránh những việc làm gián đoạn càng nhiều càng tốt. Tắt điện thoại di động của bạn, đóng cửa vào văn phòng và tránh các cuộc họp vô ích. Nếu bạn thường xuyên phải di chuyển, hãy chọn môi trường thoải mái nhất để có thể tập trung làm việc.
2.7. Học cách ủy thác
Bạn có thể cho rằng bản thân có thể tự hoàn thành tất cả mọi việc, nhưng thực tế thì bạn có thể tiết kiệm thời gian và công sức nếu có thể chia sẻ nhiệm vụ cho đúng người và tập trung vào các hoạt động trọng tâm.
2.8. Sắp xếp nơi làm việc gọn gàng
Cho dù bạn làm việc một mình hay với nhiều đồng nghiệp, bạn vẫn nên sắp xếp khu vực làm việc của mình một cách gọn gàng và khoa học. Chẳng hạn vị trí đặt máy photocopy ở vị trí phù hợp cũng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tăng năng suất công việc.
Kỹ năng hợp tác và cách để tạo thành công
Hợp tác là một kỹ năng quan trọng để có được thành công trong cuộc sống. Bạn cần phải hiểu từ sớm rằng việc hợp tác với người khác sẽ mang lại những giá trị to lớn hơn trong bất kỳ một hoạt động nào, từ việc chơi trò chơi cho đến học tập cũng như công việc, các vấn đề khó khăn gặp phải khi đi làm. Bên cạnh đó, việc biết hợp tác với người khác còn giúp bạn trở thành người có kỹ năng giao tiếp tốt, biết tôn trọng người khác và có lòng trắc ẩn.
1. Hợp tác là gì?
Hợp tác là bạn sẽ làm việc cùng với một hoặc một nhóm người để cùng nhau hoàn thành một mục tiêu chung. Để hợp tác làm việc thành công, bạn sẽ cần phải trang bị cho mình tinh thần làm việc nhóm và tôn trọng mọi người.
2. Tại sao kỹ năng hợp tác lại cần thiết?
Trong cuộc sống cũng như trong công việc thì kỹ năng hợp tác là rất quan trọng vì nó mang đến cho chính bản thân và nhóm của chúng ta.
2.1. Tìm ra vấn đề và giải quyết nhanh chóng
Khi làm việc với một nhóm người thì đồng nghĩa với việc bạn đang có cơ hội để tiếp xúc với kho tàng kiến thức cũng như kỹ năng khổng lồ vì mỗi người mà bạn hợp tác có một chuyên môn riêng. Vì vậy, nếu bạn có kỹ năng lắng nghe những ý kiến của thành viên trong nhóm và chọn lọc được để áp vào công việc thì bạn sẽ phát hiện ra vấn đề phát sinh (nếu có) trong công việc và có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn. Từ đó, chắc chắn tiến độ và hiệu quả công việc sẽ gia tăng.
2.2. Nhận thức tốt hơn về bản thân
Kỹ năng hợp tác có thể giúp bạn nhận thức rõ hơn về điểm mạnh, điểm yếu của bản thân để tận dụng các kỹ năng tốt nhất của mình và xác định xem lĩnh vực nào mà bạn sẽ cần có sự hỗ trợ từ những người khác có chuyên môn. Vì thế, bạn và đồng đội sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn với nhau để nâng cao năng lực. Bạn cũng sẽ trở nên hoàn thiện hơn sau khi dự án kết thúc nếu rèn luyện kỹ năng cộng tác tốt.
2.3. Học hỏi được nhiều điều
Khi cộng tác với mọi người, bạn sẽ có cơ hội học hỏi từ những thành viên khác để trau dồi các kỹ năng hợp tác cũng như kinh nghiệm cho bản thân mình.
2.4. Nâng cao hiệu quả công việc
Làm việc với nhiều người đương nhiên sẽ hơn so với làm một mình bởi vì nó giúp cho bạn làm mọi thứ dễ dàng hơn và sớm hoàn thành công việc theo đúng deadline. Công việc sẽ được phân chia cho nhiều người theo đúng chuyên môn của từng người nên thay vì phải “đau đầu nhức óc” với các nhiệm vụ mà bạn không có chuyên môn thì khi hợp tác với nhóm của mình, bạn hoàn toàn có thể tập trung toàn lực vào lĩnh vực mà bạn hứng thú nhất. Bạn cũng sẽ được các thành viên khác trong nhóm góp ý để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.
3. Làm gì để hợp tác thành công?
Nói đến hợp tác, ai cũng chỉ nghĩ đơn giản là “làm việc cùng nhau”, tuy nhiên, nó không đơn thuần chỉ có vậy. Nếu bạn đang làm việc với những người khác trong một dự án, hãy lưu ý những điều sau:
Phân chia công việc rõ ràng giữa các thành viên trong nhóm.
Giữ liên lạc với các thành viên để chia sẻ các thông tin cần thiết.
Thống nhất về mục tiêu và phương án triển khai công việc để hoàn thành nhiệm vụ.
Ghi nhận và tôn trọng ý kiến của các thành viên trong nhóm.
Không ngại đối mặt với khó khăn, thử thách và tìm ra giải pháp để giải quyết các vấn đề phát sinh. Không đổ lỗi hay chỉ trích thành viên trong nhóm.
Đánh giá kết quả sau hợp tác.
Kỹ năng lắng nghe là gì?
Ngoài kỹ năng giao tiếp thì kỹ năng lắng nghe cũng vô cùng quan trọng. Trong tất cả tình huống xảy ra, dù bạn không thích cuộc đối thoại hay giao tiếp của đối phương thì cũng nên tỏ thái độ tôn trọng bằng cách lắng nghe. Kỹ năng lắng nghe không những giúp bạn có được kiến thức hữu ích mà sẽ làm cho mối quan hệ trở nên tốt đẹp.
Đi cùng với với kỹ năng lắng nghe không thể thiếu được kỹ năng giao tiếp. Chỉ khi hai kỹ năng này được sử dụng hòa hợp với nhau thì cuộc đối thoại của con người trong mọi hoàn cảnh mới diễn ra tốt đẹp. Đặc biệt, kỹ năng giao tiếp tốt cũng sẽ có lợi cho bạn dù là ứng tuyển vào vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng, phiên dịch viên, nhân viên lễ tân,...
Kỹ năng lắng nghe là mắt xích quan trọng trong giao tiếp và giải quyết vấn đề, không chỉ dừng lại ở việc tiếp nhận thông tin mà còn duy trì tương tác giúp đạt hiệu quả giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe cũng là một trong những kỹ năng nhà tuyển dụng đánh giá cao bởi thành công trong các cuộc đàm phán với khách hàng đều phụ thuộc vào kỹ năng lắng nghe để hợp tác cùng phát triển các sản phẩm/ dịch vụ đối với vị trí trưởng phòng kinh doanh.
1. Kỹ năng lắng nghe là gì?
Kỹ năng lắng nghe là khả năng nghe hiểu và phiên dịch thông tin nghe được một cách chính xác trong chu trình giao tiếp. Kỹ năng lắng nghe tích cực sẽ tạo ra tương tác 2 chiều giữa chủ thể giao tiếp (người nói) và đối tượng giao tiếp (người nghe) bởi lắng nghe sinh ra phản hồi, ươm mầm cho chu trình sáng tạo và xây đắp các giá trị bền vững.
2. Chiến thuật làm chủ kỹ năng lắng nghe
Tập trung hoàn toàn vào nội dung trao đổi của người nói. Duy trì liên hệ bằng mắt và duy trì tư thế tương đồng mặt đối mặt giữa người nói và người nghe để đạt hiệu quả giao tiếp (chẳng hạn người nghe đứng thì người nói nên đứng, người nghe ngồi thì người nói nên ngồi và ngược lại).
Tham gia đặt câu hỏi mở mang tính xây dựng với sự chân thành, chẳng hạn: “Bạn nghĩ chúng tôi nên làm gì trong tình huống này?” hay “Bạn nghĩ sao về cách giải quyết này?”
Luôn quan tâm đánh giá vấn đề đang được trình bày và tránh phỏng đoán thông điệp và suy nghĩ của người nói, từ đó hạn chế những hiểu lầm không mong muốn, đồng thời giúp vấn đề được “đào sâu” để nhanh chóng được giải quyết.
Thỉnh thoảng, bạn diễn đạt lại những phát biểu trước của người nói bởi đó là cách xác nhận xem bạn có hiểu đúng thông điệp của người nói hay không. Đó cũng là cơ hội cho hai bên tháo gỡ những hiểu lầm.
Đặt bản thân vào hoàn cảnh của người đối diện, từ đó, chấp nhận và cảm thông với cảm xúc, suy nghĩ và ý tưởng ở các tình huống. Tuy nhiên, điều đó không đồng nghĩa với việc bạn thỏa hiệp với người nói trong mọi trường hợp. Hãy tỏ rõ quan điểm trong tình huống này.
Việc kết hợp linh hoạt các yếu tố kể trên đặc biệt hữu ích trong các tình huống giao tiếp tương tác với khách hàng bởi việc lắng nghe những thắc mắc và khuyến nghị giúp khách hàng cảm thấy luôn được tôn trọng và duy trì thái độ bình tĩnh, từ đó “mở đường” cho các giải pháp đột phá từ phía nhân viên bán hàng và doanh nghiệp.
748 Thống Nhất, Phường 15, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh
Hotline: 0972 123 018
Mail: nghiahey@gmail.com
Fb: https://www.facebook.com/rophistudio
TC: https://seotukhoa.com.vn
0 nhận xét:
Đăng nhận xét