Nhà quản lý cần nhận thức việc áp dụng công nghệ trong môi trường làm việc phân tán

Work from home – làm việc tại nhà nghe có vẻ tự do nhưng cũng lắm “phiền hà” và khó khăn. Khi xu hướng này ngày càng trở nên phổ biến, các thách thức về vấn đề quản trị từ xa cũng theo đó mà tăng lên. Nhà quản lý cần nhận thức được các khó khăn này để có thể cải thiện hiệu suất công việc cũng như tăng cường sự gắn kết khi doanh nghiệp mình chuyển sang hình thức làm việc từ xa, đặc biệt là trong trường hợp không có nhiều thời gian chuẩn bị và đào tạo nhân sự.

Nhà quản lý cần nhận thức việc áp dụng công nghệ trong môi trường làm việc phân tán

Thiếu sự tương tác trực tiếp

Cả quản lý và nhân viên thường bày tỏ lo ngại về việc thiếu sự tương tác trực tiếp. Việc giao tiếp nơi công sở đóng vai trò quan trọng trong công việc. Nó không chỉ giúp các cá nhân có thể trao đổi và giải quyết công việc một cách nhanh chóng và chính xác. Mặt khác, giao tiếp với đồng nghiệp còn giúp giải tỏa căng thẳng, áp lực. Thậm chí trong dài hạn sẽ dẫn đến sự mất kết nối và thiếu gắn bó của nhân viên.

Nghiên cứu chỉ ra rằng nhân viên khi làm việc từ xa sẽ kém chăm chỉ và kém hiệu quả do thiếu sự giám sát trực tiếp, thiếu giao tiếp, và thiếu thông tin hỗ trợ cần thiết. Nhiều nhân viên phải “vật lộn” với việc thiếu sự giao tiếp và hỗ trợ của người quản lý. Trong một số trường hợp, nhân viên cảm thấy rằng những người quản lý từ xa không đáp ứng được nhu cầu của họ, do đó việc hỗ trợ không hiệu quả.

Không đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên

Không có nhiều tổ chức ở Việt Nam xây dựng được văn hoá làm việc từ xa. Vì vậy, đảm bảo hiệu suất làm việc của nhân viên luôn là một bài toán đau đầu với chủ doanh nghiệp.

Không có những công cụ hỗ trợ, nhà quản lý chỉ có thể nhận báo cáo từ xa qua tin nhắn, qua mail; các cuộc họp online thì rất khó để theo dõi và biết chính xác sự chủ động và mức độ trung thực khi làm việc ở nhà của nhân viên. Nếu không sát sao hàng ngày, hàng giờ thì công việc rất dễ bị chậm trễ, trì trệ và kém hiệu quả. Việc quản lý từ xa vẫn là nỗi trăn trở của các chủ doanh nghiệp.

Giảm khả năng tiếp cận với thông tin / dữ liệu

Giữa các thành viên trong nhóm sẽ có 1 thứ gọi là “mutual knowledge” (kiến thức được chia sẻ chung). Sự sáng tạo và những cải tiến trong công việc có thể xuất phát từ những lần chia sẻ kiến thức, học hỏi lẫn nhau giữa các nhân viên.

Tuy nhiên, việc ngồi làm việc khắp nơi khiến mọi người rất khó khăn để chia sẻ các kiến thức này với nhau – đôi khi là những thông tin nóng, cập nhật mới nhất của thị trường. Những người mới bắt đầu làm việc từ xa cần thêm thời gian và nỗ lực để nắm thông tin từ đồng nghiệp. Ngay cả việc nhận được câu trả lời cho những câu hỏi có vẻ đơn giản cũng có thể là một trở ngại lớn đối với nhân viên khi làm việc tại nhà.

Việc truyền tải thông tin của cả tổ chức khó có thể đảm bảo tính chặt chẽ cũng như gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự sáng tạo và đổi mới. Từ đó sự phối hợp trong công việc không thể ăn ý và việc thực hiện mục tiêu phát triển của tổ chức khó có thể đi kết quả thành công.

Dễ mất tập trung và xao nhãng

Làm việc từ xa là một sự lựa chọn không mấy thích hợp với một số người có khả năng tập trung kém, đặc biệt là những người có con nhỏ. Họ rất dễ bị xao nhãng hay mất tập trung vì phải cho con ăn, chăm sóc gia đình, nấu cơm hay dọn dẹp.

Ngay cả khi họ đã sắp xếp một thời gian biểu khoa học và có không gian riêng để làm việc thì việc duy trì năng suất trong giờ làm việc thực sự có thể là một thách thức khi mà xung quanh có quá nhiều thứ chi phối – bị bao quanh bởi đồ đạc cá nhân và những lời nhắc nhở về việc nhà, thật khó để tập trung.

Do đó, không thể phủ nhận việc để nhân viên làm ở nhà sẽ gây ra những bất cập kể trên dẫn đến công việc tồn đọng, không thể hoàn thành đúng tiến độ.

Lãnh đạo có thể hỗ trợ cho nhân viên như nào?

Tập trung quản lý công việc, không quản lý thời gian: Mỗi nhân sự đều có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả khác nhau, kết quả là chỉ số đáng tin cậy nhất đối với làm việc từ xa. Đánh giá tổng thể chỉ có thể dựa trên các kết quả mà nhân viên thực hiện được, vậy nên cần đặt mục tiêu và đề ra yêu cầu một cách rõ ràng nhất. Nhà quản lý cần có kỹ năng quản lý công việc, chia nhỏ chi tiết công việc cụ thể, việc gì, ai làm, thời gian nào hoàn thành, từ đó tiến hành kiểm tra, đôn đốc để giúp đội nhóm hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Xây dựng các cách thức kiểm tra công việc hàng ngày: Có thể là theo hình thức cuộc gọi trực tiếp 1:1 nếu nhân viên của bạn làm việc độc lập với nhau hay là 1 cuộc họp nhóm nhanh đầu giờ nếu công việc theo nhóm,...điều quan trọng là việc này phải thường xuyên và đều đặn, để giúp mọi thành viên hiểu rằng họ luôn được hỗ trợ kịp thời. Các ứng dụng dựa trên công nghệ điện toán đám mây sẽ cho phép nhân viên và nhà quản lý truy cập dữ liệu, theo dõi và báo cáo trực tuyến. Thường xuyên hội đàm qua video cũng giúp các nhóm làm việc trở nên gắn kết hơn.

Cung cấp các công cụ làm việc thích hợp: Có rất nhiều loại công cụ và phần mềm có thể hỗ trợ giao tiếp cho các nhóm làm việc từ xa và giúp công việc của bạn dễ dàng hơn như Google Hangouts (trò chuyện), Google Meet (họp qua video), lập lịch (Calendly)... Tuy vậy, không phải mọi công cụ đều phù hợp với nhóm của bạn. Cần xem xét dùng thử và nghiên cứu các lựa chọn để tìm ra công cụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhất. Bên cạnh đó, cũng nên đào tạo nhân viên về các công cụ đã chọn để đảm bảo mọi người đều sử dụng chúng một cách nhất quán và mang lại lợi ích cao nhất.

Thúc đẩy văn hóa giao tiếp: một người sếp tinh tế sẽ gắn kết bằng sự quan tâm và chia sẻ với nhân viên bằng những câu chuyện “trong nhà, ngoài phố”, giúp các thành viên cảm thấy nhẹ nhàng, dễ chịu.

Hỗ trợ về tinh thần, tình cảm và động viên: lắng nghe kịp thời những “stress”, những khó khăn, bức bối của thành viên và đồng cảm với họ. Nếu một nhân viên mới làm việc xa, họ rõ ràng đang vật lộn nhưng không trao đổi được căng thẳng hoặc lo lắng đó, hãy chia sẻ với họ. Thậm chí chỉ là một câu hỏi chung chung như “Làm việc từ xa sao rồi em?” có thể gợi ra thông tin quan trọng mà quản lý có thể không nghe thấy. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, một nhà lãnh đạo hiệu quả có cách tiếp cận hai hướng, vừa thừa nhận sự căng thẳng và lo lắng mà nhân viên có thể cảm thấy, nhưng cũng vừa khẳng định sự tự tin đối với họ. Thực hiện các biện pháp EQ communication (giao tiếp bằng trí thông minh cảm xúc) để đồng cảm và chia sẻ với nhân viên.

Giống như tất cả các công cụ cộng tác, quản lý công việc và quản lý dự án hỗ trợ các nhóm làm việc cùng nhau. Từ phần mềm trò chuyện đến quản lý email đến hội nghị truyền hình: Các nhóm sử dụng các công cụ cộng tác để giữ kết nối – đặc biệt là trong những thời điểm như thế này, khi công việc ngày càng gia tăng từ xa và phân tán.

Theo khảo sát của Anatomy of Work, rất nhiều đội ngũ đang sử dụng các công cụ chuyển đổi số hơn bao giờ hết. Với việc chuyển sang làm việc phân tán và không phụ thuộc vào vị trí do COVID-19, các công cụ được thiết kế để cộng tác đang ngày được trông cậy bởi các tổ chức, doanh nghiệp. Với 62% nhóm đã tăng cường sử dụng và 1/5 nhân viên (19%) đang sử dụng phần mềm chuyển đổi số lần đầu tiên.

Phần mềm chuyển đổi số giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau – nhưng giao tiếp chỉ là một phần của nó. Kết hợp cùng các tính năng quản lý dự án và quản lý công việc, phần mềm giúp bạn lập kế hoạch dự án, có khả năng điều phối công việc từ xa.

Quản lý dự án

Quản lý dự án là gì? Nói đúng nhất đó là một cách xử lý các dự án ở mọi quy mô. Bằng cách xác định rõ kỳ vọng và các mốc quan trọng trong khung thời gian đã định, phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn đạt được mục tiêu cụ thể – của một cá nhân hoặc một tập thể.

Phần mềm quản lý dự án ban đầu được phát triển cho một người – người quản lý dự án – người chịu trách nhiệm điều phối các dự án, phân công nhiệm vụ và cung cấp kết quả. Ngày nay phần mềm như vậy rất dễ sử dụng cho bất kỳ đội ngũ nào. Từ giám đốc tiếp thị tại Sony Music đến giám đốc điều hành tại Trung tâm thương mại, bất kỳ ai cũng có thể tổ chức công việc với phần mềm quản lý dự án hiện đại.

Bởi khi có kế hoạch quản lý dự án cụ thể, bạn có thể:

Một tổ chức sự kiện ảo

Đặt mục tiêu kinh doanh của bạn

Xác định kế hoạch chiến lược sản phẩm của bạn

Xây dựng và theo dõi kế hoạch đội Sales của bạn

Và nhiều hơn thế nữa

Nhưng quản lý dự án là một phần của hệ thống lập kế hoạch lớn hơn – quản lý công việc. Vì vậy, nếu bạn đang tự hỏi khi nào sử dụng quản lý dự án và khi nào sử dụng quản lý công việc, hãy nhớ lấy những điều sau: Các công cụ quản lý dự án giúp bạn điều phối các dự án riêng lẻ, trong khi quản lý công việc cung cấp cho bạn một hệ thống và quy trình cho tất cả công việc của bạn – từ công việc hàng ngày đến mục tiêu của công ty. Do đó, có thể nói quản lý dự án là một phần trong quản lý công việc.

Quản lý công việc

Quản lý công việc là gì? Quản lý công việc giúp các doanh nghiệp kiểm soát được “dòng chảy” công việc của họ, bất kể đó là dự án, quy trình đang diễn ra hay nhiệm vụ thông thường. Quản lý công việc đảm bảo sự rõ ràng và minh bạch giữa các thành viên trong nhóm và giúp họ đạt được mục tiêu nhanh chóng hơn. Với công cụ quản lý công việc, bạn có thể điều phối số hóa bộ phận nhân sự và quy trình làm việc trong tổ chức của mình, đảm bảo rằng mọi người đều có thông tin cần thiết để hoàn thành công việc quan trọng nhất của họ.

Một phần mềm quản lý công việc không chỉ hỗ trợ bạn trong việc quản lý các dự án riêng lẻ mà còn giúp nhóm của bạn quản lý các quy trình không có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ngoài ra, một công cụ quản lý công việc cung cấp cho nhóm của bạn cái nhìn tổng quan về sự liên quan giữa các dự án riêng lẻ với nhau.

Với một công cụ quản lý công việc, bạn có thể:

Quản lý danh sách kiểm tra thông tin của nhân viên mới

Theo dõi tất cả các quy trình đang diễn ra trong các chiến dịch tiếp thị của bạn

Duy trì biên tập lịch

Lên kế hoạch tăng tốc định kỳ

Tại sao nhóm của bạn cần một nền tảng quản lý công việc hơn là một công cụ quản lý dự án

Các công cụ quản lý dự án có thể rất hữu ích khi bạn đang thực hiện một nhiệm vụ duy nhất. Những công cụ này giúp bạn tập trung vào công việc và đạt được mục tiêu của mình. Nhưng là một đội hiệu quả trong một công ty, bạn không chỉ làm việc theo từng nhiệm vụ riêng lẻ.

Với một nền tảng quản lý công việc, ngoài việc triển khai một dự án riêng lẻ, bạn cũng có thể sử dụng nó để đảm bảo rằng không có công việc nào bị bỏ qua bằng cách tạo ra các quy trình lặp lại và hệ thống phụ thuộc cho nhóm của bạn. Không chỉ cho một dự án, mà cho tất cả mọi người.

Ngoài ra, các công cụ quản lý công việc kết hợp nhiệm vụ của từng nhân viên với mục tiêu của công ty bạn. Theo báo cáo trên Anatomy of Work Index, những nhân viên có sự rõ ràng về cách thức công việc của họ liên quan đến mục tiêu của công ty sẽ có động lực gấp đôi so với những người thiếu sự rõ ràng đó.

Tập trung đổi mới vào yếu tố con người

Các bộ phận không thể hoạt động hiệu quả khi nhân sự của họ không được chăm sóc. Trách nhiệm của HR là tập trung phát triển các cá nhân hay nói rộng hơn là tất cả mọi người trong nhóm. Với vai trò một người quản lý, làm sao có thể quản lý hài hòa nhiều người trong cùng một tập thể là điều không hề dễ dàng.

Khi mọi người được khuyến khích, củng cố tinh thần, họ sẽ cố gắng đem những gì tốt nhất đến nơi làm việc và mong muốn gắn bó lâu dài với công ty. Và khi nhân viên gắn bó hơn có nghĩa là họ thực sự sẵn sàng và nhiệt tình phấn đấu để hoàn thành những mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Nếu bạn đang quản lý và dẫn dắt một tập thể, hãy xem xét các câu hỏi sau của Tracie Sponenberg:

Bạn có đang lãnh đạo với sự đồng cảm, lòng trắc ẩn và tình yêu thương không?

Bạn có đang gặp phải những cuộc trò chuyện căng thẳng về khó khăn trong sự đa dạng, công bằng và hòa nhập không? Và hơn cả là bạn đang làm gì với nó?

Bạn có đề cao việc chăm sóc sức khỏe tinh thần của nhân viên không? Không chỉ là sức khỏe thể chất, mà còn là sức khỏe tinh thần, sức khỏe tài chính và các kết nối xã hội.

Bạn có đang đưa ra và nhận các phản hồi thường xuyên không?

Bạn có phải là người có chủ trương quyết liệt, sẵn sàng đặt con người của mình lên trước doanh nghiệp?

Tự động hóa các chức năng chính

Sự ảnh hưởng của các biến động trong năm cũ đã mang đến cho đội ngũ nhân sự một loạt các khó khăn và thách thức không lường trước được. Trên hết, làn sóng cắt giảm nhân sự hậu Covid-19 khiến các bộ phận thiếu hụt nguồn nhân lực và tài nguyên để hoàn thành công việc.

Trước sự thay đổi về mô hình làm việc và quản trị nhân sự, các phần mềm tự động hóa đã được áp dụng để cải thiện các quy trình hàng ngày, giảm bớt các chức năng rườm rà trước đây khiến cho công việc trôi chảy và nâng cao hiệu suất. 

Mở rộng tính linh hoạt tại nơi làm việc

Theo ông Micole Garatti, Giám đốc Tiếp thị B2B tại Fairygodboss: “Nghiên cứu chỉ ra rằng các cơ hội làm việc linh hoạt và từ xa hiện là yếu tố quan trọng thứ 2 mà người tìm việc cân nhắc khi đánh giá một vị trí mới – sau lương thưởng. Nếu các tổ chức thực sự muốn thu hút và giữ chân nhân tài, họ sẽ áp dụng các chính sách tập trung và thân thiện hơn với mọi người, ví dụ như tập trung vào kết quả chứ không phải số giờ có mặt tại công ty.”

Hầu hết các tổ chức buộc phải thích nghi với những cách thức làm việc mới – làm việc tại nhà. Làm việc online trở thành sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp, các thủ tục được bổ sung để tương tác với nhân viên hay những điều chỉnh lớn cũng được áp dụng để phục vụ khách hàng. Đây được coi là cách hiệu quả để duy trì sự vận hành của các công ty, tạo sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc.

Sự sắp xếp làm việc linh hoạt từ một đặc quyền tùy chọn giờ đã trở thành một yêu cầu đối với nhiều người khi tìm việc. Giờ đây, nhân sự đã thấy được những lợi ích của loại hình làm việc này và rất mong muốn có thể tiếp tục áp dụng trong tương lai.

Mặt khác, mô hình làm việc hành chính ngày càng bộc lộ nhiều bất cập, đặc biệt trong thời đại công nghệ số như hiện nay, cách thức làm việc truyền thống gây sự gò bó và rườm rà đã không còn phù hợp.

Ưu tiên thiết kế công việc

Thiết kế công việc (còn gọi là thiết kế công việc hoặc thiết kế nhiệm vụ) là một chức năng cốt lõi của quản lý nguồn nhân lực. Nói một cách đơn giản, thiết kế công việc là quá trình tạo ra một công việc cho phép tổ chức đạt được mục tiêu đồng thời tạo động lực và khen thưởng cho nhân viên.

Nó không chỉ bổ sung giá trị cho tổ chức, tăng hiệu suất của tập thể và giảm tỉ lệ nghỉ việc mà còn dẫn đến sự hoàn thành công việc thực sự. Tầm quan trọng của động lực trong công việc ngày càng tăng và nhận thức được điều này, ưu tiên thiết kế công việc sẽ là một cách tuyệt vời để tạo động lực trong năm nay.

Nâng niu sức khỏe của nhân viên

Sau năm khủng hoảng, để giữ cho lực lượng lao động có tinh thần và sức khỏe, công ty cần chế độ phúc lợi cho nhân viên một cách hiệu quả. Điều đó có nghĩa là các tổ chức sẽ cần tiếp tục các cơ hội làm việc linh hoạt và từ xa, tăng các phúc lợi về sức khỏe cũng như mang đến các chương trình về chăm sóc sức khỏe cho người lao động.

Khi chúng ta nói về sức khỏe của nhân viên, nó bao gồm cả sức khỏe thể chất và tinh thần. Đó là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự gắn bó của nhân viên với công ty. Những chính sách về phúc lợi đem đến cho người lao động cảm giác an tâm và thoải mái làm việc, giúp tăng năng suất, đạt kết quả tốt trong hoạt động cũng như gia tăng mức độ hài lòng của họ. 

Do đó, các chính sách phúc lợi hiện nay chính là điểm thu hút được quan tâm nhất mà doanh nghiệp có thể đưa ra với các ứng viên. Nếu có thể thể hiện được sự chăm lo nhân viên thì đó là thành công của doanh nghiệp.

Tăng cường tái đào tạo các kỹ năng

“Tái đào tạo” là một chủ đề nóng trong những năm gần đây, nhưng nó càng trở nên phổ biến hơn khi hàng triệu người lao động bị mất việc làm trong thời kỳ bất ổn do đại dịch gây ra. Kể từ khi đại dịch bắt đầu, nhiều công ty đã phải điều chỉnh mô hình kinh doanh của mình để đáp ứng nhu cầu mới. Những ảnh hưởng này đã tạo ra lỗ hổng về kỹ năng cho nhiều nhân viên trong vai trò hiện tại.

Để luôn cạnh tranh và đổi mới, nhân sự của bạn cần có các kỹ năng phù hợp. Vì vậy, “Giữ chân nhân viên” luôn là chìa khóa cân bằng doanh nghiệp hiệu quả nhất. Thay vì cả quá trình tìm kiếm, tuyển dụng, đào tạo đầy thách thức và “cực chẳng đã” các doanh nghiệp phải đối mặt, ta hoàn toàn có thể truyền cảm hứng và giúp đỡ đội ngũ nhân viên hiện tại trở nên xuất sắc hơn qua các chương trình đào tạo nội bộ.

Kết hợp công nghệ mới

Các sự kiện của năm ngoái đã xúc tác việc các doanh nghiệp áp dụng công nghệ theo cách mà không ai có thể dự đoán trước được. Sự thay đổi đột ngột mà nhiều nơi làm việc phải đối mặt đòi hỏi phải tích hợp các công nghệ mới vào gần như mọi khía cạnh của công việc.

Hành trình tuyển dụng và quản lý nhân sự tiếp tục phát triển và ngày càng số hóa, với Trí tuệ nhân tạo (AI) và các giải pháp kỹ thuật khác được áp dụng rộng rãi. Những công cụ này, nếu được triển khai đúng cách, có thể quản lý nhân sự hiệu quả, đồng bộ với toàn bộ hệ thống trong doanh nghiệp từ đó đưa doanh nghiệp lên tầng cao mới.

Nhiều người trong chúng ta vẫn đang học cách đưa công nghệ vào quy trình làm việc của mình. Mặc dù chúng ta đã trở nên quen thuộc hơn với các công cụ và cách giao tiếp mới, tuy nhiên, để số hóa hiệu quả các hoạt động đó, doanh nghiệp cũng gặp không ít các rào cản. 

Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp các sản phẩm sơn, thi công sơn epoxy, báo giá sơn epoxy, sơn klc, công ty sơn klc, sơn epoxy, thi công sơn klc, sơn chống thấm klc, sơn chống nóng klc, sơn giao thông klc, sơn tàu biển klc, sơn nền nhà xưởng klc, xưởng sơn klc, sơn chống ăn mòn klc, sơn lót klc,sơn nền nhà xưởng, công ty sơn tphcm.

Kim Loan - Chuyên nhận thi công sơn epoxy

Website: https://sonklc.com/

About Kiến Minh

CƠ SỞ MAY ĐỒNG PHỤC SPA - TMV GIÁ RẺ UY TÍN TP.HCM May đồng phục Spa, Tmv, Văn phòng, Quán ăn, Học sinh, Gò Vấp - TpHCM Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18 ( Ms. Nguyệt ) Email: nguyethey@gmail.com Website: https://Maula.vn Fb: https://vi-vn.facebook.com/dongphucgiareSG/ Bản đồ: https://goo.gl/maps/p4BqngdP4tH2
    Blogger Comment

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

CHAT 💬 ZALO

CHAT 💬 FACEBOOK