Bí quyết phân công công việc hiệu quả

Một khía cạnh cực kỳ quan trọng trong kỹ năng lãnh đạo của nhà quản lý là phân công công việc. Nhà quản lý cần phân công công việc để giảm tải khối lượng việc của mình và có thêm thời gian chú trọng vào những nhiệm vụ quản lý quan trọng hơn như hoạch định hay phân tích hoạt động. Đồng thời, phân công công việc hiệu quả sẽ giúp nhân viên có được cơ hội chứng minh khả năng cũng như phát triển những kỹ năng mong muốn theo định hướng sự nghiệp của bản thân.



Nhưng không phải nhà quản lý nào cũng là “chuyên gia” trong lĩnh vực này. Một số quản lý không tin tưởng nhân viên có thể hoàn thành như kỳ vọng nên họ liên tục “nhúng tay” vào. Số khác lại phân công không phù hợp khiến nhân viên mất động lực và không thực hiện đến nơi đến chốn. Ta phải hiểu phân công công việc không chỉ đơn giản là giao nhân viên A làm việc này và nhân viên B làm việc kia. Phân công công việc là một nghệ thuật và người quản lý hiệu quả nên “nằm lòng” 4 bí quyết sau đây.

1. TẬP TRUNG TRUYỀN ĐẠT NHIỆM VỤ

Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ rằng mình phân công nhiệm vụ hiệu quả nhưng cuối cùng nhân viên lại không thành công? Sau đó, khi mổ xẻ nguyên nhân thất bại, bạn nhận ra lý do là vì nhân viên không thực sự hiểu hết những kỳ vọng của bạn.

Bạn có từng vừa nói chuyện với đồng nghiệp vừa vội vàng chạy đến một cuộc họp khác, hay làm nhiều việc cùng một lúc, thậm chí là kiểm tra email và nhắn tin trong buổi họp không? Người nói phải luôn tập trung vào người nghe và gạt đi mọi thứ khác để có thể truyền tải thông điệp hiệu quả. Nếu việc bạn đang nói tới có rủi ro cao hay mang lại lợi ích lớn thì bạn càng cần phải ngưng lại mọi hoạt động khác để tập trung vào vai trò người truyền đạt và giao nhiệm vụ.

2. ĐÚNG NGƯỜI ĐÚNG VIỆC

Hãy đọc qua phần trước với quan điểm của người nhận thông tin. Nhân viên có tập trung vào những gì bạn nói không? Họ có đang vội và không thực sự lắng nghe bạn không? Thế nhưng có một vấn đề quan trọng hơn cả sự tập trung: Họ có đủ khả năng, uy tín và động lực hoàn thành nhiệm vụ không?

Khả năng: Họ có đủ kiến thức và kỹ năng để giải quyết công việc này không?
Uy tín: Họ có nhất quán trong kết quả công việc và tuân thủ thời hạn không?
Động lực: Họ có sẵn sàng học hỏi và nỗ lực để đạt kết quả tốt nhất không?

3. TRUYỀN ĐẠT RÕ RÀNG THỜI GIAN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Sau khi hoàn thành những bước trên, bước kế tiếp là hãy đảm bảo rằng bạn truyền đạt rõ khung thời gian và thời hạn hoàn thành. Gợi ý: Nếu việc này không gấp, hãy nói rõ nhưng vẫn phải cho nhân viên biết ngày kiểm tra tiến độ và thời hạn hoàn tất công việc. Bên cạnh đó, hãy ghi chú vào lịch làm việc của bạn để tiện kiểm tra và theo dõi. Việc theo dõi sẽ bảo đảm trách nhiệm đối với công việc của cả đôi bên.

4. ĐẶT KỲ VỌNG RÕ RÀNG VỀ CÔNG VIỆC

Kết quả mong đợi là gì? Cần đạt được những thành quả như thế nào? Phải như thế nào mới gọi là thành công? Hãy cho nhân viên biết những kết quả bạn muốn và yêu cầu họ tự diễn tả những kết quả họ muốn đạt được. Trong bước cuối cùng này, lượng thời gian mà hai bên phải bỏ ra cho việc đối thoại sẽ tỉ lệ thuận với mức độ phức tạp của công việc. Và cũng như ở bước đầu tiên, mức độ rủi ro hay lợi ích của công việc càng cao thì bạn càng phải thảo luận kĩ lưỡng hơn và nhất trí về những yêu cầu thành công.


Có rất nhiều lý do khiến các nhà quản lý phải giao việc. Họ không thể có đủ thời gian và năng lượng để hoàn thành tất cả công việc của cả nhóm, phòng ban hay thậm chí một công xưởng. Họ cũng không sở hữu tất cả kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn với mức chất lượng cao nhất. Và trên hết, giao việc và quản lý quá trình thực hiện là trọng trách cốt lõi của một nhà quản lý.

Cách thức phòng ngừa những thất bại trong quản lý

Những giai đoạn biến động thường đặt ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp – đặc biệt là cho các quản lý trực tiếp, những người cần thực hiện thay đổi thông qua nhân viên của mình và phải làm được nhiều hơn trong điều kiện làm việc kém hơn. Có một thực tế trớ trêu là các quản lý thường dễ gục ngã dưới áp lực nhất trong những thời điểm mà doanh nghiệp cần họ thực hiện công việc với hiệu quả tốt nhất.

Quản lý yếu kém và thiếu sự lãnh đạo có thể cản trở doanh nghiệp của bạn đạt được mục tiêu. Một khảo sát gần đây của Gallup trên hơn một triệu nhân viên tại Hoa Kỳ đã chỉ ra rằng nguyên nhân phổ biến nhất khiến một nhân viên rời khỏi công ty họ chính là cấp trên trực tiếp của họ. Kết quả khảo sát cũng cho thấy rằng những nhóm được quản lý kém có năng suất trung bình ít hơn 50% lợi nhuận ít hơn 44% so với những nhóm được quản lý tốt.

Duy trì một lực lượng những người quản lý có hiệu quả cao, và nhìn thấy được những dấu hiệu cảnh báo có thể giúp những quản lý của bạn tránh được những yếu tố dẫn đến thất bại:

Kỹ năng giao tiếp kém
Thiếu sót trong kỹ năng lãnh đạo
Không chấp nhận thay đổi
Không đủ khả năng mang lại kết quả như kỳ vọng
Không có tầm nhìn xa

Năm Yếu Tố Dẫn Đến Thất Bại Trong Quản Lý & Cách Phòng Ngừa

Khi người quản lý giữ vị trí càng cao trong doanh nghiệp, họ càng có nhiều khả năng phát triển những “điểm mù” làm gia tăng rủi ro thất bại. Dưới đây là tóm tắt của Năm Yếu Tố Dẫn Đến Thất Bại Trong Quản Lý & Cách Phòng Ngừa:

1. Kỹ năng giao tiếp kém

Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của mâu thuẫn
Tìm hiểu phong cách lãnh đạo và động lực làm việc của người quản lý
Giúp người quản lý hiểu rõ phong cách quản lý và giao tiếp của bản thân

2. Thiếu sót trong kỹ năng lãnh đạo

Làm rõ với người quản lý vai trò và mục tiêu của nhóm
Giúp người quản lý tìm hiểu về nhân viên


Giúp người quản lý hiểu rõ phong cách lãnh đạo và động lực làm việc của bản thân
Cung cấp phản hồi từ nhiều nguồn
Đọc thêm: Doanh nghiệp bạn đã quan tâm đúng mực đến phát triển lãnh đạo?

3. Không chấp nhận thay đổi

Tìm hiểu mong muốn thay đổi của người quản lý
Giúp người quản lý hiểu rõ thái độ phản đối của mình với thay đổi
Đảm bảo rằng người quản lý tập trung vào những mục tiêu mới

4. Không đủ khả năng mang lại kết quả như kỳ vọng

Làm rõ kết quả và mục tiêu mong muốn
Tìm hiểu kỹ về người quản lý
Kiểm tra để xác nhận kỳ vọng của bạn

5. Không có tầm nhìn xa

Xác nhận và làm rõ
Đưa người quản lý vào các nhóm dự án gồm những người từ các bộ phận khác nhau
Đề ra ít nhất một mục tiêu cần đến sự tham gia của người ở bộ phận khác
Kiểm tra sự tiến bộ của người quản lý

Cách tốt nhất để đánh giá hiệu quả quản lý và lãnh đạo của những người quản lý trong tổ chức là thu thập những phản hồi từ những người xung quanh họ - cấp trên, đồng cấp, và cấp dưới trực tiếp. Phương pháp thu thập ý kiến từ nhiều nguồn như thế này rất hữu ích bởi vì nó cung cấp một cách đánh giá trung thực về người quản lý và biểu hiện của họ qua con mắt của nhiều đối tượng khác nhau.

Từ trước đến nay, cấp trên hay gặp gỡ với cấp dưới trực tiếp trong văn phòng để trao đổi về biểu hiện công việc. Phương pháp phản hồi từ đồng cấp cho những đồng nghiệp của người quản lý cơ hội để đưa ra nhận xét về người đó với sự bảo mật và trung thực tuyệt đối. Dựa trên những phản hồi này, những nhân viên và quản lý có thể so sánh ý kiến của những người khác với quan điểm của họ, nhận ra những điểm tích cực, và xác định được những điểm cần cải thiện và phát triển.

Những thông tin mà nhân viên và quản lý nhận được từ phương pháp phản hồi của các đồng nghiệp sẽ giúp họ nhìn thấy bản thân mình qua con mắt của người khác cũng như cho phép nhìn nhận một cách nghiêm túc hành vi của bản thân và những ảnh hưởng của nó. Họ có thể sẽ nhận được những ý kiến mà trước đây có thể họ không nhận thức được.

Một cách hay khác để phát triển những người quản lý hiệu quả trong doanh nghiệp là thách thức guồng máy hoạt động của tổ chức. Doanh nghiệp thường phải trải qua những thay đổi trong toàn bộ chiến lược, cách thức làm việc cũng như chiến lược điều hành. Khi một doanh nghiệp phát triển qua nhiều giai đoạn khác nhau, những nhân viên và lãnh đạo của nó cần phải thích nghi được với những thay đổi để họ cũng có thể phát triển cùng với doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao chủ đề về sự phân tích bộ máy lãnh đạo của doanh nghiệp lại trở thành một phần quan trọng trong các doanh nghiệp ngày nay.

"QC" Cơ sở may đồng phục giá rẻ uy tín Tp.HCM
Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18  ( Ms. Nguyệt )
Email: nguyethey@gmail.com

About Kiến Minh

CƠ SỞ MAY ĐỒNG PHỤC SPA - TMV GIÁ RẺ UY TÍN TP.HCM May đồng phục Spa, Tmv, Văn phòng, Quán ăn, Học sinh, Gò Vấp - TpHCM Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18 ( Ms. Nguyệt ) Email: nguyethey@gmail.com Website: https://Maula.vn Fb: https://vi-vn.facebook.com/dongphucgiareSG/ Bản đồ: https://goo.gl/maps/p4BqngdP4tH2
    Blogger Comment

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

May Đồng Phục , Đồng Phục Giá Rẻ , Áo Blouse Nam , Áo Blouse Nữ , Đồng Phục Spa , Đồng Phục TMV , Đồng Phục Công Ty , Đồng Phục Học Sinh , Đồng Phục Nail , Đồng Phục Đi Chùa , Đồng Phục Cafe , May Đồng Phục TpHCM , Đồng Phục Bác Sĩ , Đồng Phục Trường Học ,

ALO May Đồng Phục

Chat với May đồng phục