Cách điều phối thời gian hiệu quả trong công việc

"Quyền lực càng nhiều, trách nhiệm càng cao". Các nhà lãnh đạo hàng đầu đã sử dụng bí quyết gì để quản lý thời gian hiệu quả? Khi bạn giữ trọng trách lãnh đạo, việc giám sát và đảm bảo hiệu quả công việc của cá nhân lẫn tổ chức thật không hề đơn giản. Chắc hẳn bạn sẽ đau đầu với các vấn đề phân chia thời gian xử lý công việc như thế nào là hợp lý, việc nào quan trọng hơn cần thực hiện,...



Phân định thứ tự ưu tiên trong công việc: Một nhà lãnh đạo thành công là người có thể phân định tính quan trọng của từng loại công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên giải quyết các vấn đề. Bạn có thể đặt ra những câu hỏi trong lúc lên kế hoạch làm việc như: “Trong tuần này tôi cần hoàn thành những công việc gì, tôi sẽ dành chính xác bao nhiêu thời gian cho chúng?”. Đặc biệt, hãy luôn ghi nhớ: Thời gian là vàng bạc, hãy tận dụng một cách thông minh!

Đặt thời hạn xử lý công việc: Một trong những nhân tố quan trọng quyết định tính hiệu quả của công việc chính là thời gian thực hiện công việc đó. Tận dụng “quỹ thời gian” bằng cách đưa ra thời hạn chính xác phải hoàn thành sẽ giúp bạn đốc thúc bản thân, tăng nhanh tiến độ công việc. Trong trường hợp không thể hoàn thành theo đúng dự định, hãy cân nhắc và điều chỉnh lại thời gian biểu một cách phù hợp nhất.

Dành thời gian cho nhân viên: Bất kì thành công nào của các nhà lãnh đạo tài ba cũng được góp sức bởi sự đồng lòng cống hiến của toàn bộ nhân viên; vì vậy hãy luôn đặt nhân viên của bạn lên hàng đầu! Dành thời gian ít nhất một lần trong tuần để trao đổi thông tin cùng nhân viên qua các buổi gặp mặt trực tiếp. Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn cảm thấy hoàn toàn thoải mái khi trao đổi về các vấn đề công việc, thách thức họ đang gặp phải. Lợi ích trước mắt của cách làm này chính là bạn sẽ nắm rõ tình hình công việc đang được thực hiện đến đâu, từ đó việc quản lý thời gian tổng thể cũng trở nên hiệu quả hơn.


Phân chia thời gian cụ thể, hợp lý: Giữ vai trò lãnh đạo đồng nghĩa với việc thời gian bạn điều hành công việc sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tập thể. Vì vậy, bên cạnh các công việc riêng cần thực hiện; hãy chia sẻ với nhân viên thời gian bạn dành ra tương tác cùng họ. Nhờ vậy mỗi nhân viên có thể điều chỉnh thời gian thực hiện nhiệm vụ cá nhân, thúc đẩy sự hợp tác trong toàn tổ chức diễn ra một cách thuận lợi.

Thời gian thư giãn dành cho bản thân, tại sao không? Một nghiên cứu được thực hiện bởi Giáo sư K. Anders Ericsson cùng các cộng sự tại trường Đại học Florida cho thấy 90 phút là thời gian xử lý công việc hiệu quả nhất. Sau thời gian này, não bộ cần được nghỉ ngơi thư giãn nhằm tái tập trung, tạo ra các ý tưởng mới. Nói cách khác, để tăng hiệu suất công việc cho cả một quá trình, việc phân chia thời gian thư giãn hợp lý giữa giờ làm việc là điều nên thực hiện. Làm việc một cách khoa học, quý trọng năng suất lao động của bản thân sẽ là tiền đề vững chắc cho mọi thành công trong tương lai.

Quản lý thời gian hiệu quả: thời gian thực, hay theo đồng hồ?

Trong thời đại công nghệ, việc quản lý thời gian càng trở nên thử thách khi con người bị phân tâm bởi sự ra đời ồ ạt của các ứng dụng công nghệ, mạng xã hội.

Rất nhiều người tham gia những lớp học, đọc sách hướng dẫn hoặc tận dụng các ứng dụng quản lý thời gian… nhưng mọi việc vẫn mù mờ, chẳng đến đâu. Cốt lõi vấn đề nằm ở chỗ cần xác định rõ có hai loại: thời gian thật sự (real time) và thời gian theo đồng hồ (clock time).

Nếu xét theo đồng hồ, sẽ là 60 giây trong một phút, 60 phút trong một giờ… Thời gian trôi qua ngang bằng nhau và hữu hạn. Khi ai đó 50 tuổi, nghĩa là họ trải qua khoảng thời gian tương ứng chính xác 50 năm.

Nhưng theo quan điểm về điều tạm gọi là "thời gian thật sự", thời gian sẽ được tính hay cảm nhận dựa trên điều bạn đang làm. Chẳng hạn như việc trải qua hai giờ đồng hồ tại một nơi không yêu thích có thể khiến chúng ta tưởng như kéo dài 12 năm.

Hầu hết các công cụ quản lý thời gian đều chỉ dùng để quản lý mốc thời gian theo đồng hồ, và không mấy hiệu quả với thời gian thật sự.


Việc quản lý thời gian thật sự chỉ hiệu quả khi chúng ta nhận thức đó là dựa vào tinh thần, vào nhận thức của chính chúng ta. Bạn có bao giờ thầm nghi ngờ về câu nói "Tôi không có đủ thời gian để làm điều gì đó" của chính mình hay của một ai đó?

Có thể tham khảo các giải pháp gợi ý dưới đây.

Hãy ghi lại các mốc thời gian trải qua trong một tuần

Việc ghi và ngẫm lại khoảng thời gian dành cho từng dự án, các buổi trò chuyện và hoạt động trong tuần… sẽ giúp bạn hiểu được quỹ thời gian đã đi về đâu, hiệu quả xử lí công việc của bản thân như thế nào.

Ấn định quỹ thời gian cho từng công việc

Dành thời gian soi rọi, tập trung suy nghĩ về khoảng thời gian ấn định cho từng công việc hay cuộc hẹn quan trọng. Lên lịch bắt đầu và kết thúc cụ thể cho từng đầu việc và hãy áp dụng "kỉ luật sắt" với bản thân trong điều này.

"Lên lịch" cho cả sự gián đoạn

Điều này sẽ giúp chúng ta phần nào chủ động, xử lí công việc hiệu quả hơn. Chẳng hạn việc các giáo sư đại học thường có "office hours" (khoảng thời gian họ không đứng lớp hay nghiên cứu mà thường ngồi tại văn phòng để có thể hỗ trợ chuyên môn, trả lời thắc mắc cho các sinh viên... Nếu đang trong giai đoạn tập trung nghiên cứu thì ắt hẳn họ sẽ không mặn mà với việc bị sinh viên tạt ngang hỏi bài).

"Office hours" trong trường hợp này chính là những sự gián đoạn được "lên lịch".

Nguyên tắc "5 phút"
Trước mỗi công việc hay đơn thuần là các cuộc gọi, hãy dành 5 phút xác định rõ mục tiêu mong muốn. Sau khi thực hiện xong điều cần làm, bạn hãy dành tiếp 5 phút để xem bản thân đã đạt được điều mong muốn? Nếu chưa thì vì sao, bản thân đã bỏ lỡ điều gì?

Chặn mạng xã hội và chủ động báo mọi người "tôi đang bận"

Hãy để bảng "vui lòng không làm phiền" trước cửa phòng hoặc chuyển điện thoại sang chế độ "không làm phiền"… khi bạn thật sự muốn tập trung cho công việc quan trọng.


Luyện tập việc không trả lời điện thoại hay phản hồi email ngay khi bạn nhận được. Bạn chỉ nên làm những điều này trong một mốc thời gian quy định nào đó trong ngày.

Hãy tắt tất cả mạng xã hội để bạn không bị phân tâm.

Đưa ra những mục tiêu thực tế
Một điều quan trọng cần nhớ là chúng ta không thể làm hết tất cả điều bản thân mong muốn. Chỉ cần dồn sức vào những điều quan trọng và thực tế nhất bởi theo Nguyên lý 80/20 (hay còn gọi là Nguyên lý Pareto), có thể thấy 80% kết quả công việc hoặc đầu ra đến từ 20% thời gian chúng ta nỗ lực đầu tư cho "đầu vào".

6 bí quyết giúp bạn xoay sở tốt dù một mình quản lý phòng nhân sự

Một mình “quán xuyến” công việc cho cả bộ phận nhân sự (HR) tất nhiên sẽ có những thách thức của nó – từ phải thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc cho đến đáp ứng một loạt các quy tắc và luật lệ khác nhau – thì cũng có những thuận lợi nhất định. Một ví dụ là nếu chỉ có mỗi bạn tồn tại trong phòng nhân sự thì không cần lo lắng gì nữa về việc tuân thủ cấu trúc phòng ban truyền thống và hoàn toàn có thể thiết lập hệ thống riêng theo ý mình. Đây cũng chính là lúc bạn có thể loại bỏ những quy định không phù hợp để triển khai những chính sách hoặc thử nghiệm phần mềm mới. Tuy nhiên, ngay cả với các chuyên gia nhân sự có tư duy độc lập và khả năng tổ chức tốt nhất đôi lúc vẫn cần sự hỗ trợ.

Dưới đây là một vài lời khuyên sẽ giúp bạn có thể thành công trong vai trò “người duy nhất”:

1. Lập kế hoạch

Người ta thường nói “thất bại trong việc lập kế hoạch chính là lập kế hoạch cho thất bại”, thế nên trước tiên hãy lên kế hoạch về những gì bạn muốn hoàn thành với thời gian cụ thể. Tạo ra thời gian biểu để kiểm soát được thời điểm phải hoàn tất những việc cần thiết, như báo cáo tình hình sử dụng lao động, theo dõi phép và tính lương tháng, đóng bảo hiểm định kỳ hoặc ký lại hợp đồng cho nhân viên, và các thời hạn quan trọng khác. Tiếp đó là tạo nên danh sách các mục tiêu ngắn và dài hạn. Một khi đã biết những gì mình muốn hoàn thành, bạn có thể vạch ra từng bước đi cụ thể để đạt được mục tiêu. Duy trì danh sách mục tiêu, thời hạn và phương án thực hiện sẽ giúp chuyên viên nhân sự duy nhất có thể giữ vững nhịp bước trong guồng quay công việc, thậm chí cả khi có vấn đề phát sinh ngoài dự kiến và không bị "cảm xúc quá" khi nhận thêm công việc mới.

2. Tìm người cố vấn đáng tin cậy về pháp lý

Nếu bộ phận HR chỉ có một mình bạn, chắc chắn hầu hết thời gian bạn sẽ phải thực hiện các thủ tục về luật lao động, bảo hiểm, y tế, bảo hộ lao động… cho nhân viên. Có sẵn bên cạnh một người rành rẽ luật pháp để tin tưởng nhờ cậy thì bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian vì không còn phải loay hoay tìm hiểu các vấn đề, đồng thời được góp thêm những quan điểm, thông tin chuyên môn quý giá. Hiện nay, có nhiều công ty có chuyên viên pháp lý cho bộ phận HR để hỗ trợ các vấn đề như khi cần điều tra về hành chính, kiểm toán, chuẩn bị và xem lại giấy tờ, kiểm tra tính pháp lý của các hợp đồng cũng như vấn đề lương bổng…

3. Cập nhật thông tin

Là người duy nhất trong bộ phận, việc của bạn là liên tục nghe ngóng các tin tức mới nhất có liên quan và ảnh hưởng đến nhân sự. Hãy theo dõi các bản tin định kỳ để đọc các bài viết chuyên ngành, nắm bắt công cụ và bí quyết nào có thể giúp bạn xử lý các vấn đề trong hiện tại và lập kế hoạch cho tương lai. Đăng ký tham gia các hội thảo trực tuyến (webinar) miễn phí và tìm cách kết nối với các sự kiện networking mà ở đó bạn có thể gặp gỡ chuyên gia nhân sự hàng đầu, những người có thể cho lời khuyên và ý kiến. Nếu có khả năng tài chính, bạn còn có thể đăng ký các hội nghị nổi bật của ngành để học hỏi và mở rộng mối quan hệ hơn nữa.

4. Tận dụng truyền thông xã hội (social media) làm lợi thế

Ngày nay, social media đã cho thấy vai trò lớn trong hoạt động tuyển dụng và gắn kết nhân lực. Các công ty sử dụng social media trong mọi hoạt động từ tìm kiếm ứng viên cho đến đăng quảng cáo tuyển dụng và thu hút hồ sơ. Social media còn có thế giúp bạn học hỏi thêm về các xu hướng quản lý nhân sự quan trọng và có nhiều lời khuyên sâu sắc nhờ theo dõi các blogger/influencer trong ngành.

5. Thấu hiểu từng nhân viên

Việc tiếp cận gần gũi để hiểu biết về nhân viên từ cấp cao đến cấp thấp là hết sức cần thiết. Hãy lên lịch gặp gỡ với các trưởng bộ phận và tất cả những ai có liên quan đến quy trình tuyển dụng, sa thải và đánh giá hiệu suất nhân viên. Không nhất thiết phải tổ chức cuộc họp quá trịnh trọng, điều quan trọng hơn là khi bắt đầu bạn chắc chắn mình đã có danh sách vấn đề cụ thể để tập trung thảo luận, nhằm giúp cuộc họp có hiệu quả nhất. Tìm hiểu các mục tiêu của tổ chức và nghiên cứu cách để bạn có thể đáp ứng nó. Thường xuyên giao tiếp với các quản lý sẽ giúp bạn nắm bắt kịp thời những thay đổi đường hướng kinh doanh sắp tới có ảnh hưởng đến người lao động để điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

6. Hiểu biết công nghệ

Đầu tư vào công nghệ có lẽ là bước chuyển thông minh nhất mà bạn có thể làm nếu là người duy nhất phụ trách nhân sự cho công ty. Lựa chọn đúng công nghệ dành cho hoạt động nhân sự có thể giúp tiết kiệm đến 40% và giảm đến 50% thời gian bỏ ra cho các công việc hành chính. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian hoàn thành các công việc như tính lương, chi trả phúc lợi, báo cáo hoạt đông mà còn giúp giảm thiểu sai sót. Triển khai các công nghệ về nhân sự yêu cầu phải đầu tư cho cả thời gian và tiền bạc, về lâu dài nó sẽ giúp bạn tiết kiệm được cả hai, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu tình trạng tuyển chọn nhầm người.

4 gợi ý giúp quản lý cảm ơn nhân viên nhân dịp lễ

Nhân viên là sức sống của cả một doanh nghiệp, vì vậy trong những ngày lễ doanh nghiệp luôn mong muốn đem đến không khí sôi nổi để gắn kết tập thể, ngoài ra vừa muốn cảm ơn những cống hiến dù nhỏ bé của từng cá nhân. Một bữa tiệc quy mô và chuyên nghiệp nhưng tài chính không cho phép. Giải pháp nào để vừa làm hài lòng nhân viên mà vẫn mang lại sự chuyên nghiệp và thể hiện sự quan tâm đặc biệt từ doanh nghiệp?

Trước khi quyết định bỏ qua mọi hình thức liên hoan và lễ hội, các nhà quản lý nhân sự hãy cân nhắc vài kết quả tích cực mà nó mang lại cho công ty. Đó chính là những tác động giúp thúc đẩy tinh thần làm việc và tính gắn bó của nhân viên với tổ chức. Ghi nhận công sức của nhân viên bằng một buổi tiệc tối, một món quà hoặc chút tiền thưởng lễ là cách bày tỏ đầy ý nghĩa rằng bạn đánh giá cao sự đóng góp và đồng hành của họ. Để rồi họ sẽ quay trở lại với công việc sau ngày lễ trong tâm trạng rất hăng hái và sẵn sàng vượt mọi khó khăn.

1. Cùng nhau ăn mừng

Thậm chí là chỉ tổ chức tiệc đơn giản ngay tại văn phòng thôi thì cũng hãy cố gắng có vài buổi liên hoan, với hình thức nào phù hợp nhất có thể. Nếu đang trong tình trạng “thắt chặt ngân sách”, các món ăn nhẹ tại bàn là ý tưởng hay. Có thể đặt các dịch vụ giao thức ăn hoặc các nhân viên người tự chuẩn bị một món rồi mang vào văn phòng cùng nhau thưởng thức. Việc này không chỉ khiến nhân viên cảm thấy dễ chịu hơn sau nhiều căng thẳng dưới áp lực công việc cùng những nguyên tắc hành chính, mà còn có thể khuyến khích tính tương tác xã hội, đưa mọi người xích lại gần nhau, đồng thời nâng cao sự cam kết, tăng cảm giác hài lòng và hiệu suất cho công việc.    


2. Tăng thêm vài ngày nghỉ cho nhân viên

Nhân các dịp lễ hoặc cho phép họ làm việc từ xa. Các nhân viên của bạn sẽ rất cảm kích vì họ có thể tiết kiệm thêm khá nhiều thời gian dành cho nhu cầu đi lại, tranh thủ giải quyết các việc lặt vặt của cá nhân, có thể ra ngoài hẹn hò vui vẻ với gia đình và bạn bè, hay đơn giản là được nghỉ ngơi nạp lại năng lượng sau một đợt nghỉ lễ tưng bừng.

3. Sớm lập ra một khoản quỹ cho mục đích tặng thưởng

Bằng cách trích một số tiền nhỏ mỗi tuần ngay khi bắt đầu tuần làm việc đầu tiên trong năm. Và khi một đợt nghỉ lễ nào đó đến, lúc này bạn sẽ chẳng phải lo lắng chút nào về vấn đề tài chính nữa, bởi đã có một số tiền mặt tương đối hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu thưởng lễ cho nhân viên. Hoặc dùng vào mục đích chúc mừng những nhân viên xuất sắc chẳng hạn.

4. Tặng kèm những món quà

Cùng với buổi liên hoan công ty, hãy cân nhắc thêm về những món quà nhỏ tặng kèm, đặc biệt khi bạn không có khả năng chi thưởng tiền mặt. Các nhân viên sẽ rất vui và đánh giá cao khi họ nhận quà tặng. Chúng tôi có vài ý tưởng giúp bạn tiết kiệm chi tiêu đáng kể mà vẫn có thể tặng quà cho nhân viên. Nếu thực hiện hiệu quả, bạn sẽ thể hiện được sự quan tâm, chăm sóc của công ty dành cho người lao động, một cảm xúc cực kỳ có ý nghĩa đối với mối quan hệ cần sự gắn bó lâu dài.

Thẻ quà tặng là lựa chọn tuyệt vời có sức hấp dẫn đối với hầu hết mọi người. Có thể cân nhắc các loại thẻ thông dụng và dễ dùng như: thẻ mua hàng siêu thị, thẻ xem phim, thẻ quà tặng của các cửa hàng giày dép/quần áo/trang sức…

Quà tặng là đồ ăn hay thức uống sẽ không bao giờ sai lầm khi chúng ta chọn món quà là đồ ăn thức uống! Mọi người đều sẽ có cảm giác vui vẻ và tích cực với hình thức quà tặng ngọt ngào và “ngon miệng” này. Hãy chuẩn bị cho nhân viên một giỏ quà xinh xắn dễ thương, có thể là trái cây, kẹo ngọt, bánh mứt, nước ép đóng chai, rượu vang, các loại hạt,… Ngoài ra, bạn cũng có thể tặng họ thẻ thành viên hoặc phiếu quà tặng để đến thưởng thức món ngon tại các nhà hàng họ yêu thích.


Các món quà liên quan đến sở thích, nếu bạn biết nhân viên mình có những mối quan tâm và đam mê nhất định với điều gì đó bên ngoài công việc, ví dụ như nấu ăn, làm vườn hay đọc sách, hãy tặng họ món quà này để thể hiện sự chu đáo và tinh tế của người quản lý.

Vật dụng, phụ kiện đi du lịch dành cho những nhân viên ưa dịch chuyển, thích du lịch đó đây hoặc thường xuyên phải đi công tác, bạn có thể cân nhắc tặng họ một vài món quà ý nghĩa và tiện dụng như thẻ hành lý, nón hoặc gối du lịch hay bộ sạc dự phòng… Những món quà nho nhỏ này có thể “hạ gục” cảm xúc của người được nhận, bởi ai mà không xúc động khi đã có nhận quà mà đó lại còn là một vật dụng cực kỳ hữu ích cho hoạt động thường ngày của họ như thế.

"QC" Cơ sở may đồng phục giá rẻ uy tín Tp.HCM
Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18  ( Ms. Nguyệt )
Email: nguyethey@gmail.com
Website: https://maula.vn
SP: https://www.youtube.com/watch?v=VLUrkEZInDw
Bh: https://trungdan.com/may-dong-phuc-gia-re-tai-tphcm.html
Bản đồ: https://goo.gl/maps/p4BqngdP4tH2
https://www.heytv.vn/

About Kiến Minh

CƠ SỞ MAY ĐỒNG PHỤC SPA - TMV GIÁ RẺ UY TÍN TP.HCM May đồng phục Spa, Tmv, Văn phòng, Quán ăn, Học sinh, Gò Vấp - TpHCM Hotline + Viber + Zalo: 0972 87 15 18 ( Ms. Nguyệt ) Email: nguyethey@gmail.com Website: https://Maula.vn Fb: https://vi-vn.facebook.com/dongphucgiareSG/ Bản đồ: https://goo.gl/maps/p4BqngdP4tH2
    Blogger Comment

0 nhận xét:

Đăng nhận xét

May Đồng Phục , Đồng Phục Giá Rẻ , Áo Blouse Nam , Áo Blouse Nữ , Đồng Phục Spa , Đồng Phục TMV , Đồng Phục Công Ty , Đồng Phục Học Sinh , Đồng Phục Nail , Đồng Phục Đi Chùa , Đồng Phục Cafe , May Đồng Phục TpHCM , Đồng Phục Bác Sĩ , Đồng Phục Trường Học ,

ALO May Đồng Phục

Chat với May đồng phục